Factuurfraude is de meest voorkomende vorm van externe fraude. In 2024 werd meer dan 40% van de bedrijven slachtoffer van deze vorm van oplichting, volgens het Fraude Trendrapport van Allianz Trade. Criminelen gebruiken steeds geavanceerdere technieken, zoals AI en deep fakes, om bedrijven te misleiden en grote financiële schade te veroorzaken. Gelukkig biedt technologie ook oplossingen: met automatische factuurverwerking kunnen organisaties fraudeurs te slim af zijn en hun financiële processen beter beschermen.
Wat is factuurfraude?
Factuurfraude houdt in dat een bedrijf wordt misleid om betalingen te doen aan frauduleuze rekeningen. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, namelijk:
- Vervalste facturen die nauwelijks van echte te onderscheiden zijn, met kleine wijzigingen in bankgegevens.
- Onderschepping van e-mails waarbij authentieke facturen worden onderschept en aangepast voordat ze de financiële afdeling bereiken.
- Phishing e-mails waarin criminelen zich voordoen als betrouwbare leveranciers en nieuwe betalingsgegevens opgeven.
Het grote gevaar van factuurfraude
De toename van digitale communicatie en het gebruik van e-mail als primair communicatiemiddel maken bedrijven kwetsbaarder dan ooit. Volgens het Fraude Trendrapport is het gebrek aan consistente verificatieprocessen binnen bedrijven een belangrijke oorzaak. Vaak worden wijzigingen in leveranciersgegevens niet goed genoeg gecontroleerd, wat criminelen de perfecte kans biedt om binnen te dringen.
Uit het onderzoek van Allianz Trade komt naast de eerder genoemde problematiek rondom factuurfraude nóg een zorgwekkende ontwikkeling naar voren, namelijk de schijnveiligheid van bedrijven.
Want hoewel het totaal aantal waargenomen fraude(pogingen) met 10% is gedaald in ‘23-’24, is de realiteit nog altijd zo dat maar liefst 69% van de deelnemende organisaties binnen het onderzoek te maken heeft gehad met interne of externe fraude(pogingen). Daarbij zijn de phishing mails nog niet eens meegenomen in het plaatje.
Het gevaar is dus dat een positieve ontwikkeling en een paar technische maatregelen al gauw de indruk wekken dat bedrijven voldoende doen om zich te wapenen tegen fraude, maar het tegendeel is waar. Zo’n 91% van de bedrijven in 2024 vindt het naar verluidt wel best, wat hun eigen beveiligingsmaatregelingen betreft. En dat terwijl tweederde van diezelfde bedrijven te maken heeft gehad met fraude(pogingen).
Opvallend, want van de geleden schades gaat het in 55% van de gevallen om bedragen hoger dan €50.000. In 16% van de gevallen gaat het om meer dan €200.000 en als we kijken naar externe fraude, dan leidt 5% tot schades hoger dan €1 miljoen.
Hoe kan automatisering factuurfraude voorkomen?
Digitalisering zorgt behalve voor grotere risico’s op het gebied van fraude tegelijkertijd voor meer oplossingen om fraude te voorkomen en bestrijden.
Met de juiste automatiseringstechnologieën kunnen bedrijven zichzelf beter beschermen tegen factuurfraude. Hier zijn enkele belangrijke manieren waarop automatisering helpt:
1. Automatische factuurmatching
Door software voor factuurverwerking te koppelen aan ERP- of boekhoudsystemen kunnen facturen automatisch worden gematcht met inkooporders, contracten en aangemelde ontvangsten. Dit soort softwareoplossingen controleren bijvoorbeeld of het factuurbedrag overeenkomt met de geleverde producten of diensten. Afwijkingen, zoals verschillen in bedragen of ontbrekende referenties, worden direct gemarkeerd. Dit voorkomt dat ongeautoriseerde facturen in het systeem worden verwerkt.
2. Waarschuwingen bij afwijkingen in gegevens
Factuurverwerkingssoftware kan automatisch verdachte patronen detecteren, zoals wijzigingen in de betalingsgegevens van leveranciers of ongebruikelijke factuurbedragen. Bij een afwijking genereert de software een waarschuwing, waardoor bedrijven snel actie kunnen ondernemen. Door het gebruik van machine learning kunnen systemen zichzelf verbeteren en steeds beter afwijkingen opsporen, wat het risico op fraude aanzienlijk verkleint.
3. Meervoudige validatiestappen in factuurverwerking
Een veilig factuurverwerkingsproces maakt gebruik van meerdere validatiestappen. Dit omvat bijvoorbeeld het scannen van bijgevoegde facturen op verdachte kenmerken zoals vervalste afzenders, onjuiste formaten of verdachte links. Daarnaast worden facturen pas goedgekeurd na controle door meerdere afdelingen of personen, wat een extra beveiligingslaag toevoegt. Digitale workflows ondersteunen dit proces door verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen en ervoor te zorgen dat alle stappen consistent worden uitgevoerd.
4. Automatische verificatie van leveranciersgegevens
Leveranciersgegevens worden automatisch gecontroleerd, zoals bankrekeningnummers, KvK-registraties en contactgegevens. Dit voorkomt dat frauduleuze wijzigingen ongemerkt worden doorgevoerd. De software valideert bijvoorbeeld of het opgegeven IBAN-nummer overeenkomt met dat van de geregistreerde leverancier, wat een cruciale stap is in het voorkomen van fraude.
Andere voordelen van automatische factuurverwerking
Het inzetten van automatisering in financiële processen biedt bedrijven niet alleen bescherming tegen fraude, maar ook andere voordelen:
- Tijd- en kostenbesparing: Door automatisering hoeven medewerkers minder tijd te besteden aan handmatige controles. Dit verkleint niet alleen de kans op menselijke fouten, maar bespaart ook een hoop geld.
- Verbeterde compliance: Geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat bedrijven voldoen aan wet- en regelgeving, wat hen beschermt tegen juridische problemen.
- Meer transparantie: Automatisering geeft bedrijven real-time inzicht in alle transacties, waardoor afwijkingen sneller worden gedetecteerd.
💡LEES OOK: 6 redenen waarom automatiseren van factuurverwerking een goed idee is
Voorkom factuurfraude
Factuurfraude is een groeiend probleem dat serieuze gevolgen met zich meebrengt voor bedrijven. Maar met de juiste automatiseringsoplossingen kunnen organisaties zichzelf effectief beschermen. Wil je meer weten over de voordelen van automatische factuurverwerking en hoe je factuurfraude kunt voorkomen?
