“Door digitalisering kun je veel meer werk verzetten”

Toen CFO Natascha de Schrijver na de overname ook verantwoordelijk werd voor de financiële processen van Feyter Industrial Services, was de eerste prioriteit de factuurverwerking zo snel mogelijk digitaliseren. “De facturen werden nog net niet gestempeld, maar het scheelde niet veel”, zegt ze knipogend.

“Het was geen vraag of we moesten digitaliseren; het was een eis. Door zo’n papieren proces heb je als finance afdeling namelijk vrijwel geen overzicht. Totdat een factuur is goedgekeurd en verwerkt, weet je niet waar die zich bevindt of waarom de verwerking vertraagd is. Dat gebrek aan inzicht belemmert ook een helder beeld van de financiële situatie en betalingsverplichtingen.”

Automatische factuurverwerking met Isah

Kortom; dat kon sneller, efficiënter en overzichtelijker. Natascha zocht naar een manier om facturen digitaal en automatisch te verwerken, gekoppeld aan het ERP-pakket waar het bedrijf mee werkt: Isah. Al snel kwam ze uit bij het platform Easy1 van Easy Systems, wat inmiddels succesvol geïmplementeerd is.

Natascha ervaart verschillende voordelen van deze digitaliseringsslag. “Zodra de factuur binnenkomt, is hij al traceerbaar. Je kunt in één oogopslag zien hoeveel facturen wachten op goedkeuring en bij wie ze liggen. Bovendien kun je snel reageren op vragen van leveranciers, omdat je facturen eenvoudig kunt opzoeken. Dat zorgt voor een enorme tijdsbesparing en betere controle.”

“Zodra de factuur binnenkomt, is hij al traceerbaar. Je kunt in één oogopslag zien hoeveel facturen wachten op goedkeuring en bij wie ze liggen.”

 

Foutloos en tijdbesparend

Bovendien merkt ze dat de automatische factuurverwerking een stuk minder foutgevoelig is en een hele hoop tijd scheelt. De orderfacturen worden namelijk gematcht aan de inkooporder en goederenontvangst. Daardoor wordt een factuur automatisch goedgekeurd en hoeft deze niet meer door medewerkers verwerkt te worden. “Dat vereist wel een goed ingericht proces aan de voorkant”, benadrukt Natascha. “Als de inkooporder of goederontvangst niet correct in Isah staat, kan de factuur niet worden gematcht.”

“Door digitalisering kun je meer werk verzetten”, vervolgt Natascha. “En daardoor houd je tijd over voor andere zaken. Ik vind het belangrijk dat mijn collega’s de ruimte hebben om na te denken over wat we doen en hoe we dat beter of efficiënter kunnen maken. Als je alleen bezig bent met het handmatig verwerken van facturen, blijft daar geen tijd voor over.”

Finance als strategische partner

Automatisering stelt de Financiële afdeling bovendien in staat om een strategischere rol te spelen. “Vroeger werd Finance vaak gezien als een afdeling die achteruit kijkt, terwijl wij juist vooruit zouden moeten kijken,” zegt Natascha. “Met de juiste cijfers en tools kunnen we de organisatie helpen bij het nemen van strategische beslissingen en inzicht bieden in wat er speelt binnen en buiten de organisatie.”

Gebruiksvriendelijke factuurverwerkingssoftware

Easy1 is nu al enige tijd in gebruik bij Feyter Industrial Services en de ervaringen zijn positief. Vooral over het gebruikersgemak is Natascha erg te spreken. “Er bestaan pakketten die zó ingewikkeld zijn dat gebruikers de weg kwijt raken. Met Easy1 is dit zeker niet het geval; dat wijst voor zich. Dat is vooral belangrijk voor collega’s die facturen goedkeuren, omdat het voor hen een extra taak is. Het mag dus niet te complex of tijdrovend zijn.”

Ook over de samenwerking met de medewerkers van Easy Systems is ze tevreden: “Het contact verloopt goed, maar eigenlijk is dat amper nodig. De software doet wat het moet doen: facturen worden snel en correct verwerkt. Dat is precies wat je wilt.”

of