En tant que directeur financier, comment puis-je savoir si l'automatisation est la bonne solution pour notre organisation ? S'il s'agit d'une automatisation, ai-je encore le contrôle du processus ? Voici quelques questions qui me viennent à l'esprit lorsque je réfléchis à ce sujet. Le manuel cède de plus en plus la place au numérique. Et cela nécessite un état d'esprit différent. Voici cinq raisons courantes de ne pas automatiser.
Supposons que vous soyez le chef du service financier. Pendant des années, vous avez géré tous les documents dans un solide classeur dont seuls vous et la direction avez la clé. Votre bureau est rempli de piles de dossiers, de papiers, de boîtes aux lettres et d'autres documents importants. Un chaos organisé, en d'autres termes. Reconnaissable ? Peut-être reconnaissez-vous l'une des raisons suivantes de ne pas automatiser les processus de travail financiers.
Convaincu que l'automatisation est la bonne solution ? 
1) Mon rôle va changer et je ne veux pas qu'il change
Dans l'automatisation, les opérations répétitives et manuelles sont prises en charge par la solution. En d'autres termes, le logiciel contribue à rendre le travail au sein de l'entreprise plus efficace. Alors que votre fonction était principalement axée sur le contrôle et l'exécution, elle devient aujourd'hui plus analytique. Cela signifie que vous ne vous occupez plus intensivement de vérifier les documents financiers, d'obtenir les signatures nécessaires et de rechercher les factures, par exemple, mais que vous cherchez, avec votre équipe, où il est possible de gagner encore plus en efficacité. Nous sommes conscients qu'il s'agit d'un changement de rôle radical. Un tel changement de rôle prend du temps. Notre solution contribue à rendre vos processus de travail transparents et à libérer du temps pour optimiser votre flux de travail.
2) J'ai l'occasion d'interagir différemment avec mes collègues
Vous vous sollicitez souvent l'un l'autre pour obtenir des informations. Avez-vous cette note de crédit pour moi ? Puis-je avoir une signature sur cette facture ? Vous souvenez-vous de la date limite de paiement que nous devons respecter ? Le service financier est au cœur de l'organisation et interagit avec presque tout le monde. Un aspect du travail qui est généralement considéré comme très agréable. Lorsque votre processus de travail financier est automatisé, vous avez besoin les uns des autres d'une manière différente. Vous vous disputez au sujet de l'efficacité, vous discutez des rapports et vous réparez les pannes. Ensemble, vous commencez à travailler à un niveau différent et plus élevé. Les questions relatives à une facture restent dans le flux de travail et peuvent être traitées de manière indépendante, et donc beaucoup plus efficacement.
3) J'ai l'impression de perdre le contrôle de ma tâche et de mon service
L'un des obstacles les plus fréquents est de renoncer au processus. La dépendance à l'égard de l'automatisation suscite des craintes. Alors qu'auparavant, vous contrôliez principalement le processus, une solution de flux de travail numérique vous enlève tout contrôle. Comment savoir si tout se passe bien ? Abandonner une ancienne méthode de travail familière sans savoir exactement ce que l'on obtiendra en retour, c'est évidemment très contradictoire. La beauté de l'automatisation réside dans le fait qu'elle vous permet de mieux comprendre ce qui va et ce qui ne va pas. Un rapport vous donne un aperçu de l'état et des éventuels messages d'erreur. Vous agissez de manière appropriée et efficace parce que vous savez immédiatement où les choses ont mal tourné. Cela ne peut que favoriser l'optimisation.
4) Avec l'automatisation, le conseil d'administration et la direction attendent davantage de moi en termes de temps et de performance. Et je suis déjà très occupé
Avec l'automatisation, la direction attend des rapports différents ou plus nombreux. Votre rôle devient de plus en plus consultatif. Il s'agit d'une tâche intensive. Mais l'automatisation des processus financiers est source de progrès. D'une simple pression sur un bouton, vous créez facilement des rapports et des analyses actualisés. Le tableau de bord vous fournit les données nécessaires pour optimiser les processus et conseiller la direction en conséquence. Enfin, votre rôle devient plus stimulant, car vous avez la possibilité de faciliter le travail de chacun.
5) Je sais maintenant exactement où trouver tout et gérer qui a accès à quelle information. Je n'ai pas l'intention de remettre tout cela entre les mains d'autres personnes.
Vous avez la clé de l'armoire de classement ; toute personne ayant besoin de quelque chose s'adresse à vous pour l'obtenir. Votre bureau est rempli de dossiers, de factures et d'autres documents importants. Mais les bureaux sont accessibles à tout le monde, y compris éventuellement à des fonctions (internes) qui n'ont pas besoin d'y avoir accès. Et bien que vous tiriez souvent le bon dossier directement de la pile, vous passez probablement aussi pas mal de temps dans les archives physiques, à la recherche du document en question. Une perte de temps ! Grâce à l'automatisation, tous les documents sont numérisés et vous autorisez les collègues qui ont besoin d'accéder à certains dossiers. Il y a peu de risques de perdre des documents et tout le monde travaille avec un bureau propre. En cas d'audit, vous pouvez facilement créer une exportation des informations requises et les collègues autorisés peuvent facilement consulter les factures ou les pièces jointes. Notre solution apporte une grande tranquillité d'esprit.
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