En fait, l'automatisation n'est rien d'autre que la numérisation des processus de travail et des accords. Et dans ce processus, la question se pose rapidement de savoir qui est responsable d'un élément particulier du processus, par exemple l'approbation des factures.
Hajo Koster, Account Manager chez Easy Systems, prend la parole : "Lorsque je pose cette question alors que je suis assis à la table avec le titulaire du budget et une personne de l'administration financière, une situation intéressante se présente souvent, car les deux personnes pensent qu'elles sont responsables de la tâche qui leur a été confiée.
Dans la pratique, ils ont généralement raison tous les deux, car dans leurs domaines d'expertise, ce processus est en effet une responsabilité partagée. Après tout, le service financier s'assure que la facture est vérifiée et comptabilisée correctement, tandis que le responsable du budget examine le montant et son utilisation dans une perspective plus large.
En fin de compte, il s'agit de travailler ensemble pour que le processus qui était manuel auparavant puisse être automatisé de la manière la plus optimale possible.
Ensemble mais réels
C'est vraiment la volonté et l'envie de travailler ensemble qui déterminent le succès de la numérisation des processus. Et ce processus nécessite un changement de comportement où la compréhension mutuelle et l'espace pour le rôle de chacun sont essentiels. Si cette évolution se déroule bien, elle créera une gestion opérationnelle dans laquelle les personnes ne s'occuperont que des exceptions, car les autres tâches seront standardisées autant que possible.
Pensez, par exemple, à ce responsable qui approuvait chaque jour des dizaines de factures sans vraiment les examiner. Lorsque le processus est numérisé, seules les anomalies remontent à la surface, ce qui signifie qu'en règle générale, les gens les examinent et les évaluent avec beaucoup plus d'attention. Il n'est pas nécessaire d'expliquer que cette dernière méthode de travail a un effet positif sur l'efficacité de l'organisation du travail et sur l'attention portée aux questions importantes...
Ensemble à la table à dessin
Je recommande d'impliquer les personnes confrontées à la nouvelle méthode de travail dans les changements dès le début du processus. En effet, un nouveau processus ne sera couronné de succès que si les personnes qui doivent travailler avec lui soutiennent le nouveau système. Quoi qu'il en soit, nous pouvons construire n'importe quel logiciel, mais en fin de compte, ce sont les personnes qui déterminent si quelque chose est adopté ou rejeté.
Je pense que la numérisation est une réussite absolue dès lors que l'on comprend qu'il faut responsabiliser les gens en les déchargeant des tâches répétitives et peu stimulantes et en leur confiant en retour des tâches intéressantes et stimulantes. Il suffit de faire ce que l'on sait faire et ce qui nous passionne, mais avec une touche numérique.
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