Que la question de la facturation électronique vienne de votre client ou de votre fournisseur, ou que vous, en tant que service financier, ayez l'ambition d'améliorer vous-même vos processus, il faut d'abord étudier la méthode que vous allez appliquer. En effet, la facturation électronique peut se faire de différentes manières. Quand utiliser quelle méthode et comment cela fonctionne-t-il ?
Réseau de facturation électronique
Un réseau de facturation électronique est un réseau sécurisé permettant d'échanger des factures électroniques (et d'autres documents connexes). Plus précisément, PEPPOL est une initiative européenne conforme aux normes européennes.
On peut comparer un réseau de facturation électronique comme PEPPOL à un réseau de télécommunications. Une fois connecté à un fournisseur, par exemple Vodafone, tous ceux du réseau de télécommunications, quel que soit le fournisseur, deviennent disponibles si vous connaissez le numéro de téléphone.
En savoir plus sur les avantages de la facturation électronique pour votre organisation
Pourquoi la facturation électronique rend votre processus de traitement des factures beaucoup plus sûr ?
C'est ainsi que fonctionne un réseau de facturation électronique. N'importe qui peut accéder au réseau par l'intermédiaire d'un "fournisseur", ou point d'accès, et échanger ensuite des factures avec des clients et des fournisseurs qui sont également connectés à ce réseau. Il suffit d'un numéro d'identification unique, tel que le numéro de TVA ou le numéro de la chambre de commerce (ou l'OIN dans le cas des gouvernements), pour trouver/atteindre l'organisation concernée. Cette méthode est de loin la plus sûre pour échanger des factures électroniques.
Portail de facturation
Si vous vous lancez dans la facturation électronique et souhaitez que tous les fournisseurs commencent à envoyer des factures électroniques, réfléchissez à ce que vous attendez, par exemple, de la boulangerie du coin de la rue où vous commandez occasionnellement des sandwiches. Il y a de fortes chances qu'elle ne dispose pas des systèmes nécessaires pour envoyer des factures électroniques de ce type.
Dans ce cas, un portail de facturation est une aubaine. Il s'agit d'un complément au réseau de facturation électronique. Dans ce cas, le fournisseur saisit manuellement la facture et celle-ci est directement introduite dans le réseau de facturation électronique. Il n'y a pas de travail supplémentaire pour le fournisseur, car il aurait autrement dû le faire manuellement. Cette solution est donc particulièrement adaptée aux entrepreneurs individuels et aux petites entreprises qui envoient peu de factures.
Certains points d'accès proposent un portail de facturation où la facture est envoyée par l'intermédiaire d'un réseau de facturation électronique. Il existe plusieurs options ; parfois, l'utilisation du portail est gratuite pour les fournisseurs. Dans d'autres cas, une partie choisit de facturer chaque facture saisie. C'est à la partie qui souhaite mettre le portail à disposition qu'il appartient de le faire.
La facturation électronique avec PEPPOL est incroyablement sûre. Elle élimine les risques liés au courrier électronique.
Courrier électronique avec une facture électronique en pièce jointe
De nombreux logiciels sont désormais capables d'envoyer des factures électroniques (XML/UBL) sous forme de pièces jointes dans un courrier électronique. C'est probablement le moyen le plus connu - et peut-être le plus utilisé.
Cette méthode présente toutefois des inconvénients :
- Vous n'avez aucune certitude que la facture a été reçue. Une réaction du type "oh, mais nous n'avons jamais reçu cette facture !" est plus fréquente que vous ne le souhaiteriez.
- Vous n'avez aucune garantie que la facture que vous avez reçue provient bien de votre fournisseur.
- Le trafic par courrier électronique n'est pas sécurisé. Vous courez le risque que la facture soit interceptée, consultée et/ou modifiée.
Quelle que soit la méthode choisie, réfléchissez bien à ce que vous voulez réaliser, maintenant et à l'avenir. Il serait regrettable que vous fassiez un choix basé sur vos besoins actuels et qu'il s'avère par la suite qu'il n'est pas si facile de les étendre ou de les adapter à des exigences supplémentaires. N'oubliez pas non plus de demander au(x) fournisseur(s) que vous rencontrez quelle est sa (leur) vision et ce qu'il(s) vous recommande(nt) à cet égard.