Alors que les factures étaient autrefois envoyées par la poste, la plupart des gens envoient aujourd'hui des PDF par courrier électronique. Du moins, les entreprises qui ne sont pas encore passées à la facturation électronique sécurisée, fiable et rapide, où les factures sont reçues et remises à d'autres parties via un transport sécurisé. Une facture électronique est un fichier systématique composé numériquement (mais pas un PDF), dans lequel toutes les données se trouvent toujours à un endroit fixe. Une telle facture électronique peut être traitée électroniquement et automatiquement du système d'envoi au système de réception.
Risques et réglementations
Il va sans dire que l'envoi par courrier électronique comporte un certain nombre de risques : l'utilisation accidentelle d'une adresse électronique incorrecte, l'incertitude quant à la conformité des données figurant sur la facture et l'activité des pirates informatiques, qui deviennent chaque jour plus intelligents en se faisant passer pour l'expéditeur et en empochant ainsi de l'argent. Tous ces éléments font que l'envoi de factures par courrier électronique est dépassé et risqué. Sans parler des amendes élevées qui peuvent être imposées en raison de la notification obligatoire en cas de perte de données et du passage du gouvernement central à la facturation électronique à partir du 1er janvier 2017, ce qui signifie que tous les fournisseurs doivent soumettre leurs factures par voie électronique avec les nouveaux contrats d'achat. Bien entendu, ce choix n'est pas fait à la légère...
Entrée en vigueur de la directive européenne
Chaque année, des millions d'entreprises envoient des factures au gouvernement et leur traitement manuel prenait beaucoup de temps et d'argent jusqu'au 1er janvier 2019. Le ministère a estimé que les Pays-Bas ne pouvaient pas rester à la traîne de la croissance des factures électroniques en Europe. Pour ce faire, il a capitalisé sur la directive européenne (2014/55/EU), qui stipule qu'à partir d'avril 2019, tous les pouvoirs adjudicateurs en Europe devront être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques.
En amont de la musique...
"Lorsque les entreprises prennent conscience des risques liés à l'envoi de factures par courrier électronique, elles passent souvent à la facturation électronique. Si l'on ajoute à cela le désir de progresser dans ses opérations et les économies d'ETP pour le flux de factures sortantes, le choix est vite fait", déclare Hans van der Kolk, directeur des ventes chez Easy Systems. "Si vous appliquez ce gain d'efficacité à vos factures entrantes, l'ensemble du processus de numérisation et de logiciel de reconnaissance appartiendra bientôt au passé. L'économie est en plein essor et c'est pourquoi il est temps de commencer. Après tout, les entrepreneurs sérieux n'attendent pas d'être contraints par la réglementation, mais préfèrent prendre eux-mêmes de l'avance sur la musique..."
