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Vous concentrez-vous suffisamment sur l'amélioration de vos processus d'entreprise ?
Comité de rédaction Easy Systems 07 janvier 2019
"Les processus au sein d'une entreprise sont en constante évolution. C'est pourquoi, lorsqu'un client nous demande de résoudre un problème en déployant une certaine application, nous examinons avant tout le processus sous-jacent. Après tout, il arrive qu'une adaptation du processus soit une meilleure solution (et moins coûteuse) qu'une adaptation technique du logiciel", explique Hajo Koster, Senior Account Manager chez Easy Systems.
Éliminer ou déléguer des étapes du processus ?
"Prenons l'exemple des fournisseurs qui envoient encore leurs factures par la poste. C'est à la fois fastidieux et chronophage. Une enveloppe démodée arrive, par exemple, à la réception, est ouverte, scannée, transmise et ainsi de suite. Vous pouvez sans doute rêver de cette image chronophage.
En consacrant (ou en faisant consacrer) quelques heures à des entretiens au cours desquels les fournisseurs sont sensibilisés aux avantages de la facturation électronique (par exemple, l'augmentation du flux de liquidités), il est possible d'éliminer des étapes entières du processus.
Lorsque ces fournisseurs soumettent leurs factures sous forme numérique, l'accent est mis sur le processus primaire de traitement des facturesplutôt que sur le traitement des factures. Cela permet à l'organisation d'envisager d'autres possibilités d'optimisation et de devenir ainsi de plus en plus efficace.
Optez pour l'optimum
"Et c'est précisément là que réside notre force : disséquer les processus, examiner ensemble ce qui peut être fait de manière plus efficace et ensuite le concevoir techniquement. Pour une entreprise, cela signifie rédiger des processus concrets, pour une autre, contacter ses fournisseurs. Une autre encore veut savoir exactement comment nous traitons les données personnelles sensibles figurant sur ses factures entrantes et sortantes, également dans l'optique de la GAV.
Le grand dénominateur commun est bien sûr le désir de traiter le moins possible de documents manuellement, ce qui permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs. Nous répondons à ce besoin par des solutions techniques", explique Hajo. "De cette façon, vous pouvez placer la barre un peu plus haut à chaque fois en tant qu'entreprise, jusqu'à ce que vous finissiez par fonctionner dans le mode le plus idéal. C'est généralement à ce moment-là que l'on peut se concentrer le plus possible sur le cœur de métier initial de l'entreprise et de ses employés. Et cela, en plus d'être beaucoup plus utile, est souvent beaucoup plus amusant".