"Des délais de traitement trop longs, des reçus qui disparaissent et des employés mécontents. Nous rencontrons tout cela dans les entreprises qui n'ont pas vraiment mis en place une gestion des sinistres adéquate."
Maaike van Roomen, responsable des ventes chez Easy Systems, prend la parole. "Les risques liés à l'absence de solution pour le flux des réclamations d'une entreprise sont plus importants que la plupart des entreprises ne le pensent.
Il y a même des entreprises du secteur de la construction et du monde de la santé qui travaillent encore avec de l'argent liquide au lieu de demander à leurs employés d'avancer de l'argent, ou avec un code PIN ou une carte de crédit de l'entreprise, ce qui donne de la clarté à tout le monde".
Les conséquences de politiques peu claires
"Les employés en déplacement, par exemple après un déjeuner avec un associé, peuvent vouloir prendre une photo rapide de leur reçu, le laisser au restaurant et repartir. Ce petit exemple résout un problème majeur des entreprises qui n'utilisent pas de logiciel pour leurs dépenses : le désagrément des reçus perdus ainsi que le problème de l'épargne et de la réception soudaine d'une grande quantité de reçus en décembre. Ce n'est pas bon pour les liquidités et c'est difficile à planifier en termes de personnel au sein du département financier.
Et lesrecettes perdues? Les employés veulent toujours récupérer leur avance : c'est alors que la discussion commence. Une discussion qui coûte du temps, de l'argent et de l'énergie, car personne ne veut de ce genre de discussion", explique Maaike.
Comment procéder
"Vous pouvez également opter pour une image différente en tant qu'employeur : surtout à une époque où les bons éléments sont difficiles à trouver, cela vaut vraiment la peine d'être pris en considération de ce seul point de vue. Ce faisant, vous évitez immédiatement les fraudes et les erreurs commises à votre insu : en effet, notre logiciel vérifie également, par exemple, si un reçu a déjà été présenté auparavant, en recherchant les correspondances de données telles que, par exemple, les montants déclarés deux fois.
De plus, de cette manière, vous avez un aperçu permanent de vos dépenses et donc de vos liquidités. C'est très bien, surtout dans les grandes entreprises où de nombreuses personnes travaillent 'en dehors'", poursuit Maaike. "La carte de crédit de l'entreprise fonctionne également très bien dans ce contexte : les dépenses effectuées sont lues dans le portail dédié de notre logiciel. Le passage à un logiciel spécialisé décharge les gens de tâches fastidieuses, telles que rappeler des collègues parce qu'il manque des éléments ou qu'ils ont été soumis de manière incorrecte."
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