Le passage des factures papier aux fichiers numériques a connu un grand succès ces dernières années. Pourtant, nous constatons que l'entreprise moyenne est encore un peu figée dans l'utilisation de documents PDF. Une occasion manquée, car l'utilisation d'autres types de fichiers, comme le XML, en particulier, offre une meilleure qualité, ce qui permet notamment de gagner du temps.
Voici ce qu'il en est : lorsqu'une facture PDF est présentée à l'outil OCR, elle est en principe reconnue par ce logiciel de numérisation et de reconnaissance. En principe, car la reconnaissance est toujours une affaire délicate. Il se peut par exemple qu'une date ou un numéro de compte ne soit pas reconnu, ou qu'une relation ou un compte général incorrect soit associé. L'utilisateur doit donc toujours veiller à ce que le processus se déroule correctement. C'est pourquoi le travail manuel subsiste.
Avec une facture au format XML, le responsable financier n'a plus de travail de contrôle à effectuer grâce à l'automatisation. C'est un grand avantage car cela laisse plus de temps pour d'autres tâches plus intéressantes et parce qu'il y a moins d'erreurs dues aux opérations manuelles", explique Hans van der Kolk, directeur des ventes.
Electroniquement la norme absolue
De plus, à l'avenir, les factures électroniques deviendront vraiment la norme. Une facture standard européenne a déjà été définie : il s'agit d'un message XML standard", explique Hans. On pourrait dire que XML est le langage dans lequel une facture communique avec un logiciel. Et cela fonctionne très bien.
Heureusement, nous constatons également dans la pratique quotidienne que de plus en plus d'organisations sont convaincues, bien qu'avec une certaine hésitation, qu'il s'agit de l'avenir. Bien entendu, le gouvernement encourage aussi pleinement cette évolution, par exemple en déployant le réseau PEPPOL et en l'intégrant dans la législation.
La comptabilité robotisée en plein essor
Pour l'instant, il existe aussi des logiciels qui s'envoient des factures mais qui ne peuvent pas encore traiter les factures XML. Comme certaines entreprises ignorent encore un peu les changements à venir et les appréhendent même parfois un peu, on ne s'y intéresse pas encore beaucoup. Mais cela est en train de changer, même si, pour l'instant, la croissance de l'échange électronique est encore quelque peu inhibée parce qu'il n'y a pas encore assez de prise de conscience.
Lorsque l'on se rend compte qu'un PDF n'est rien d'autre que du papier numérique, ce qui implique encore beaucoup trop d'opérations, le déclic se produit. Une fois que l'on a compris cela et que l'on sait que l'on peut opter pour moins de temps perdu et plus de qualité continue, le changement est vite fait.
Nous avions tous l'habitude de traiter les factures sur papier, aujourd'hui nous le faisons déjà dans un progiciel. Mais cela va plus loin : nous nous dirigeons également de plus en plus vers une comptabilité robotisée... Et la beauté de toute cette histoire est que nous devenons de plus en plus intelligents ensemble, ce qui permet aux entreprises de se développer et de se recentrer sur ce qui a été à l'origine de leur activité".
Nous aidons les organisations à mettre les choses en route, par exemple en s'engageant auprès des fournisseurs, etc. Curieux ? Surpris ? Appelez-nous pour une bonne tasse de café et la même histoire.
