Comment gérez-vous vos processus d'entreprise : contemporains ou démodés ?

"Le contrôle interne des processus, en dépit d'une terminologie un peu dure, est en vogue au pays des directeurs financiers", déclare Nicky Hendriks, Sales Executive chez Easy Systems. "Le processus de facturation, en particulier, se prête à une plus grande rapidité, à une meilleure vue d'ensemble et donc à une marge bénéficiaire plus élevée à la fin de la journée.

"Le contrôle interne des processus est en vogue au pays des directeurs financiers - Nicky Hendriks".

Information subjective dans la tête ou transparente dans le système ?

"Prenons par exemple la manière dont les entreprises approuvent les factures. Dans l'entreprise qui travaille encore à la manière des années 1990, cela se fait principalement à la main, en demandant à la bonne personne d'apposer le fameux gribouillis. Ensuite, le collègue suivant comptabilise ou saisit correctement la facture. Les conséquences de cette méthode de travail désormais dépassée sont évidentes : des erreurs se produisent facilement, les gens gardent inconsciemment des informations dans leur tête et il n'y a pas de contrôle du respect du processus", explique Nicky.

"Lorsqu'une entreprise passe à la conception numérique des processus, le schéma de procuration, qui détermine qui est autorisé à effectuer quelle action pour une facture donnée et jusqu'à quel montant, est également saisi virtuellement. Cela permet d'éviter les erreurs, de rendre l'ensemble clair pour tout le monde et d'être toujours à jour. Comme il n'y a pas d'intervention humaine, le risque de fraude est beaucoup plus faible. Lorsque, à la fin de l'année, l'auditeur vient contrôler les comptes, toutes les données correctes sont immédiatement disponibles. Des informations montrant qui a approuvé qui, quoi et quand".

La transparence à son meilleur

"Tout est vraiment traçable. Cela permet d'économiser du temps, de l'énergie et donc de l'argent. Et que dire de l'image professionnelle, par exemple auprès des autorités fiscales, des institutions de financement, des actionnaires, mais aussi de vos fournisseurs. En tant qu'entreprise, vous avez donc une longueur d'avance 3-0. Et ce schéma peut très facilement être utilisé pour d'autres processus, comme l'achat de fournitures de bureau, de mobilier et de matériel, mais aussi la simple désignation d'un remplaçant en cas d'absence pour cause de maladie ou de vacances."

Relevez le défi...

"Enfin, je mets les responsables financiers au défi de ne pas penser à ce que cet investissement va me coûter, mais plutôt à ce qu'il va rapporter. Et puis, pas dans le domaine financier, mais autour de thèmes tels que les risques (pensez aussi, dans le contexte de l'obligation de notification des violations de données, au risque que comporte le papier, comme la perte par exemple), l'augmentation de la satisfaction au travail, la possibilité d'accéder à l'information partout et à tout moment et l'espace créé pour un travail nouveau, innovant, qui place l'entreprise encore plus nettement sur la carte".

Et pensez aux possibilités qui s'offrent à vous pour effectuer un suivi budgétaire pointu : il suffit d'allouer des budgets au début de l'année et de recevoir une notification lorsque ces budgets sont (presque) dépassés. D'après mon expérience, il est toujours préférable de savoir à l'avance comment les choses se passent, afin de pouvoir les ajuster à temps, plutôt que de découvrir après coup que les choses auraient dû être faites différemment...", conclut Nicky.