Ambuce Rescue Team, une société d'ambulances basée en Belgique, a été confrontée à des défis majeurs dans le département financier en raison de l'épidémie de pandémie.
Traitement des factures dans les soins essentiels
Peter Annemans, directeur financier d'Ambuce Rescue Team : "Nous traitions les factures sur papier, ce qui impliquait beaucoup de manipulations manuelles. Il fallait par exemple retaper les factures dans Navision (MS Dynamics NAV), ce qui prenait beaucoup de temps. Le processus d'approbation prenait beaucoup de temps, mais aussi le fait de savoir où une facture était bloquée dans le processus.
"Lorsque le Covid-19 a atteint la Belgique, le traitement des factures s'est brusquement arrêté.
La recherche d'anciennes factures dans les archives a rapidement pris plusieurs heures par mois. La situation n'était donc pas idéale, mais elle est devenue vraiment problématique lorsque Covid-19 est arrivé en Belgique. Lorsque nous avons commencé à travailler à domicile, le traitement des factures s'est brusquement arrêté.
Intégration avec MS Dynamics NAV
Raison pour laquelle il est urgent de rechercher une solution pour automatiser le processus de traitement des factures.
Peter Annemans explique son choix : "La raison pour laquelle nous avons choisi la solution d'Easy Systems est qu'elle offre une solution déjà intégrée à MS Dynamics NAV. Le fait qu'Easy Systems soit également indépendant de l'ERP a également été un atout pour nous. Si nous devions envisager un autre progiciel de gestion intégré à l'avenir, il existe déjà des intégrations avec d'autres progiciels. Si une intégration n'existe pas encore, elle peut facilement être mise en place.
L'interface utilisateur de la solution est fluide et le processus d'approbation et de suivi fonctionne bien. Aucune vérification OCR par une personne interne n'est nécessaire, ce qui nous fait gagner du temps. Et bien sûr, le rapport qualité-prix a également joué un rôle important dans notre choix."
Se concentrer sur les tâches importantes
Easy Systems nous aidera à optimiser les processus afin d'accroître l'efficacité et la rapidité du traitement des factures et d'assurer un suivi correct des factures approuvées. Grâce à cette collaboration, nous mettrons également fin aux nombreuses heures passées dans les archives. Les factures sont archivées de manière bien organisée et nous pouvons toujours y accéder par une simple recherche dans le logiciel.
"L'objectif principal de ces optimisations est que, grâce à une efficacité accrue, nous puissions mieux nous concentrer sur les tâches qui ont un impact important, à savoir l'aide aux personnes".
