Les systèmes complexes avec des manuels épais comme le poing : nous n'en avons que faire. Nous croyons davantage au pouvoir pragmatique de la simplicité lorsque la facilité d'utilisation est primordiale.
Pourquoi ? Parce que cela facilite le transfert des connaissances sur le système à utiliser aux nouveaux employés. Et cela ne doit pas prendre beaucoup de temps...
Attitude active dans les deux sens
"Bien sûr, certains rôles, comme celui d'administrateur fonctionnel ou technique, nécessitent plus d'explications", explique Hajo Koster, Senior Account Manager chez Easy Systems. "Mais pour les autres rôles, la simplicité est la clé.
Ce qui est très logique, et c'est pourquoi je m'y emploie aussi beaucoup, c'est de regarder ce qui se passe sur le terrain. Je remarque souvent que les clients effectuent certains travaux de la même manière depuis des années, alors qu'il existe peut-être de nouvelles possibilités plus efficaces. Les nouveaux collègues adoptent exactement les mêmes méthodes de travail que leur prédécesseur, parce que c'est ainsi qu'on leur a appris. Que faire alors ? Je m'assois littéralement à côté de quelqu'un et je l'invite à montrer le travail qu'il effectue.
Pour comprendre comment notre application est utilisée, je pose beaucoup de questions : comment abordez-vous le processus ? Nous montrer ? Et pourquoi le faites-vous de cette manière ? Et après ? Bien entendu, ces questions portent également sur les relations avec les fournisseurs. Par exemple, je leur demande s'ils essaient activement d'obtenir de leurs fournisseurs qu'ils soumettent leurs factures d'une manière différente."
"Les nouveaux collègues adoptent exactement les mêmes méthodes de travail que leur prédécesseur, parce que c'est ce qu'on leur a appris.
Les opportunités sont nombreuses
"En discutant ouvertement les uns avec les autres de cette manière, nous optimisons le processus. Parfois, il s'agit de quelque chose de simple. Par exemple, parce que les gens veulent un bouton plus grand, plus petit ou à un endroit différent. D'autres fois, nous ajustons certaines parties de l'application en ajoutant de nouveaux outils ou en modifiant la présentation.
Enfin, ajoute Hajo, il y a des choses qui se produisent si rarement qu'il n'est pas facile de s'en souvenir. Pensez, par exemple, à confier certaines tâches à un autre collègue parce que vous êtes en vacances. Pour cela, nous disposons de vidéos d'instructions pratiques, courtes et claires. Sur les sujets les plus divers, pour que vous puissiez vous remettre rapidement au travail !"
Bien entendu, nous nous engageons volontiers à vos côtés pour vérifier si le processus au sein de votre organisation est toujours aussi optimal que possible. N'hésitez pas à nous appeler si vous avez des questions.
