Dans le monde en constante évolution des petites et moyennes entreprises (PME), l'automatisation est toujours considérée comme la clé du succès. Le passage à la facturation électronique s'inscrit donc de plus en plus dans cette même stratégie. Malgré les nombreux avantages de la facturation électronique, tels que la réduction des coûts et l'augmentation de l'efficacité, une étude indépendante menée par DirectResearch montre que l'adoption par les PME n'est pas encore totalement déployée.
Dans ce blog, nous examinons la situation actuelle de la facturation électronique dans les PME, analysons les chiffres associés (comment les factures arrivent-elles ?) et explorons les perspectives d'avenir pour les entreprises qui adoptent le passage à l'automatisation.
Chiffres récents sur la facturation électronique
L'e-facturation peut sembler être un mot à la mode que l'on entend partout, mais c'est tout le contraire. En réalité, la facturation électronique sera la méthode de facturation obligatoire pour tous les États membres de l'Union européenne, y compris les Pays-Bas, d'ici 2028 au plus tard. La facturation électronique n'est donc pas seulement une préférence à la mode pour les entreprises, mais, d'ici quelques années, une obligation légale. Les États membres peuvent décider eux-mêmes d'anticiper l'entrée en vigueur de cette obligation : la Belgique et la Pologne, par exemple, l'imposent déjà à partir de 2026. Pour les PME qui travaillent déjà exclusivement avec des factures électroniques, il n'y a pas lieu de s'inquiéter. dématérialisation Toutefois, les chiffres du Trend Report Finance and Procurement montrent que ce petit club est étonnamment petit. Nous nous penchons sur ces chiffres :
- Il est certain que 38 % des PME connaissent les factures électroniques qui aboutissent directement dans les systèmes de traitement des factures. Cela semble positif, mais il est important de noter que seulement 9 % d'entre elles déclarent travailler toujours de cette manière.
- D'autre part, 26 % des PME ne reçoivent que rarement, voire jamais, de factures électroniques directement dans le système de comptabilité ou de traitement des factures. Une certaine indulgence peut encore être de mise, car il est possible que certaines d'entre elles utilisent des factures électroniques, mais sous la forme de fichiers XML reçus par courrier électronique.
Autres formes de facturation
Bien que la facturation électronique gagne du terrain, les méthodes de facturation traditionnelles sont encore très répandues dans les PME. Même avec un peu d'indulgence, il reste encore beaucoup à faire : 27% des PME reçoivent souvent, voire toujours, des factures papier. Cela signifie que ces 27% devront passer à un autre mode de travail dans les prochaines années.
En outre, quelque 46 % des personnes interrogées déclarent qu'elles travaillent souvent ou toujours avec des fichiers PDF par courrier électronique. Heureusement, la popularité des factures papier, par exemple, connaît déjà une nette progression. Alors que cette méthode était encore populaire pour 30 % des PME en 2022, ce pourcentage est déjà tombé à 24 %. Un bon signe !
Et alors qu'en 2022, un maigre 6 % des PME interrogées déclaraient ne jamais travailler avec des factures papier, ce chiffre est désormais passé à 9 %. Une tendance positive est donc bel et bien en cours.
Avantages de la facturation électronique
Le passage à la facturation électronique va d'ailleurs au-delà de la simple conformité réglementaire ; il offre aux entreprises un certain nombre d'avantages substantiels par rapport aux méthodes de facturation traditionnelles. L'un de ces avantages, par exemple, est le gain d'efficacité. En automatisant le processus de facturation, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps nécessaire à la préparation, à l'envoi et au traitement des factures. Le résultat ? Des économies. En effet, l'automatisation réduit les besoins en personnel tout en diminuant le risque d'erreurs. En outre, la facturation électronique accélère le traitement des paiements. En effet, les factures électroniques peuvent être envoyées et traitées presque instantanément, ce qui réduit le temps de traitement et donc les délais de paiement.
Selon la même enquête de DirectResearch, les PME interrogées ne savent que trop bien que les délais de paiement ne sont pas toujours respectés. Une PME sur cinq paie la majorité (>50%) des factures en retard. Seul un quart des PME paie la quasi-totalité (90-100 %) des factures à temps.
Si l'alternative (les factures papier, par exemple) peut sembler familière, elle comporte aussi de nombreuses difficultés. Un morceau de papier doit rapidement passer par plusieurs mains ou opérations avant d'être traité au bon endroit. De plus, cette façon de travailler engendre des coûts supplémentaires qui pourraient facilement être évités. Toutes les opérations supplémentaires entraînent un temps de traitement élevé, et ceux qui ne se décident à passer au numérique qu'en 2028 ont ainsi perdu inutilement du temps et de l'argent pendant des années.
L'adoption précoce permet d'éviter les regrets ultérieurs
L'adoption de la facturation électronique dans les PME bat son plein, mais il y a encore de la place pour la croissance. Plus d'un quart des entreprises utilisent encore des factures papier et seul un petit groupe travaille pleinement avec les factures électroniques, ce qui représente une opportunité évidente pour les entreprises. Les avantages de la facturation électronique sont indéniables, qu'il s'agisse d'économies ou d'une efficacité et d'une durabilité accrues. Surtout, en passant à la facturation électronique bien avant l'entrée en vigueur de la loi, vous pouvez en récolter les fruits immédiatement. Le seul regret que vous aurez ensuite sera de ne pas avoir adopté la facturation électronique des années plus tôt.
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