Ports maritimes de Groningue

Traitement des factures et gestion des achats automatisés

Groningen Seaports est l'opérateur commercial et le gestionnaire du port de Delfszijl et Eemshaven. Depuis le 14 juin 2013, Groningen Seaports est une société anonyme de droit privé.
Depuis le 14 juin 2013, Groningen Seaports est une société anonyme régie par les règles du droit privé. Depuis le bâtiment administratif de Delfzijl, environ 90 employés permanents travaillent quotidiennement à l'entretien de 2779 hectares de sites portuaires et industriels.

Groningen Seaports acquiert de nouvelles entreprises pour faire des affaires à Delfzijl ou dans l'Eemhaven, se développe sur la base des souhaits et des opportunités du marché et veille à la sécurité et au bon déroulement du trafic maritime.

Évolution du rôle de l'informatique

Groningen Seaports dispose d'une petite équipe informatique composée de trois employés et d'une équipe de gestion de l'information également composée de trois employés. Il y a quatre ans, il a été décidé de revoir la stratégie du paysage informatique et, dans la mesure du possible, de passer à l'informatique en nuage et d'externaliser autant que possible les tâches (de gestion) informatiques.

En conséquence, le rôle de l'informatique interne a considérablement changé. Outre les tâches de gestion qui subsistent, l'informatique est un partenaire de combat et un chef de projet pour l'organisation. La sécurité est le plus grand défi, car les technologies malveillantes ne cessent d'évoluer.

Le traitement des factures se faisait sur papier

Le désir d'automatiser les processus au sein du département financier existait depuis un certain temps. Derk Matroos, chef de projet informatique, explique : "Le traitement de nos factures était assez démodé. Nous recevions environ 80 % de nos factures par courrier électronique. Mais il s'agissait d'un processus papier, et toutes ces factures étaient donc imprimées, ce qui n'était pas viable et encombrant.

"Nous avons d'abord commencé avec un nouveau système ERP dans le cloud, MS Dynamics365 Finance & Operations. Nous avions l'intention d'utiliser la fonction de traitement des factures qu'il offrait pour automatiser nos processus, mais les choses se sont déroulées différemment. La convivialité ne suffisait pas. Pour le service des finances, qui utilise le logiciel tous les jours, c'était gérable, mais pour un titulaire de budget qui accède au logiciel une fois par semaine, il y avait trop d'étapes et c'était trop compliqué. Étant moi-même titulaire d'un budget, j'ai pu apporter ma contribution et mes conseils à ce sujet.

Cependant, le plus grand défi pour Groningen Seaports est survenu lorsque la pandémie a commencé et que tout le monde a été forcé de travailler à la maison. Matroos : "À l'époque, nous travaillions encore avec un processus papier pour lequel nous avons créé un flux auto-construit. Chaque semaine, un collègue se rendait au bureau pour scanner les factures et les transmettre par courrier électronique au premier responsable du budget. Ce dernier donnait son approbation par e-mail et transmettait la facture au titulaire de budget suivant. Ce n'était pas une situation idéale, elle était source d'erreurs et prenait énormément de temps.

Le service des finances s'est donc rapidement attelé à la tâche de trouver une nouvelle solution. "Nos départements informatique et financier ont récemment été placés sous la responsabilité d'un seul directeur. Il en résulte une bonne relation entre les départements et une étroite collaboration. En tant que chef de projet, gestionnaire de contrat et responsable du budget, j'ai pu jouer un rôle à cet égard. Avec le département financier, nous avons dressé la liste de tous les éléments indispensables et souhaitables. De ce point de vue, nous avons pu démarrer et demander des démonstrations aux différentes parties".

Choix facile

Groningen Seaports a étudié différentes solutions et différents acteurs. Finalement, ils ont choisi Easy Invoice dans le nuage, y compris le plug-in éprouvé de Fresh Dynamics, Dyn365. "Le choix du cloud était clair. Il y a quatre ans, nous avons décidé de passer autant que possible au nuage. De plus, nous avions plusieurs exigences, telles que :

• la réduction de la charge de gestion et la clarté de la gestion ;

• Les données doivent se trouver en Europe, car nous ne voulons pas être soumis à la législation américaine, par exemple ;

• nous voulons une "technologie éprouvée" où les problèmes de démarrage sont déjà réglés.

Derk poursuit : "Et nous avons eu d'autres souhaits de ce genre. Si tout cela est suffisant, il reste les personnes, car après tout, on fait des affaires avec des personnes. En fin de compte, le sentiment que nous avons eu avec Easy Systems a été le facteur décisif.

La communication a été bonne tout au long du processus. Le délai de mise en œuvre était serré, ce qui a constitué un défi de taille pour les deux parties. Vous avez donc besoin d'un partenaire qui communique clairement l'état d'avancement des travaux. Easy Systems a été très clair sur ce qu'il pouvait offrir et sur ce qu'il attendait de nous.