KME Pays-Bas SAP

"En outre, les factures papier coûtent naturellement plus cher que les factures numériques. Les factures d'achat étaient imprimées pour être codées et approuvées. Outre les coûts de l'imprimante, de l'encre et du papier, le fait d'imprimer (inutilement) avec une grande régularité a évidemment un impact négatif sur l'environnement. Un autre problème était que le service de la comptabilité fournisseurs n'avait pas d'aperçu (rapide) de l'état d'avancement du traitement des factures".

Logiciel de traitement des factures incluant le rapprochement des commandes

processus d’achat Pour résoudre ces problèmes et automatiser, KME était à la recherche d'une solution appropriée. processus d’achat Une solution qui lui permette d'améliorer l'efficacité et l'efficience du traitement des factures. Les critères importants lors de la recherche d'une solution appropriée étaient les suivants :

• Renforcer la fiabilité de l'enregistrement des factures de marchés publics en introduisant des contrôles internes (numériques) appropriés ;
• Une interface éprouvée avec SAP ;
• Possibilité de faire correspondre les commandes.

Easy Systems a répondu à tous les critères et KME travaille désormais avec le logiciel de traitement des factures Easy Invoice, y compris le rapprochement des commandes. Le contrôleur explique : "En ce qui concerne la concordance des commandes, nous examinons actuellement le pourcentage de factures qui ne sont pas encore automatiquement concordantes. Nous suivrons ces erreurs de concordance pour voir s'il est possible d'apporter des améliorations en interne ou en externe afin d'augmenter encore le pourcentage de concordance directe.

processus d’achat L'évolution s'est considérablement accélérée

Le contrôleur poursuit : "Tous les fournisseurs envoient désormais leurs factures à une adresse électronique spécifique. Par conséquent, les factures d'achat arrivent directement dans Easy Invoice et sont présentées pour contrôle et approbation aux personnes concernées par le biais du flux de travail. Il n'est plus nécessaire d'imprimer les factures, de les coder manuellement et de les approuver. Il est également devenu plus clair de savoir où se trouve une facture dans le processus. Dans l'ensemble, le processus a été considérablement accéléré, ce qui fait que les factures sont prêtes à être payées plus rapidement.

Lignes de communication courtes avec Easy Systems

"Depuis le premier contact avec Easy Systems jusqu'à l'assistance du centre de service, tout s'est déroulé sans problème. Nous sommes donc très satisfaits. Les lignes de communication sont courtes, ce qui nous permet de changer rapidement. Pendant le processus de mise en œuvre, ils ont également été très attentionnés et, grâce à un ajustement du calendrier, nous avons respecté la date de mise en service prévue."

Je conseillerais à d'autres entreprises qui procèdent à une telle mise en œuvre et qui n'ont pas la gestion du système ERP entre leurs mains, de régler les choses à temps en termes d'autorisations, etc. conclut le contrôleur financier.

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