Pont Packaging Easy Expense

Le traitement papier de toutes les notes de frais impliquait une grande quantité de travail manuel, tant pour le demandeur que pour l'administration financière. Remplir des formulaires Excel, trier et agrafer les reçus, imprimer et ajouter des itinéraires, puis faire approuver l'ensemble de la demande par le responsable. Surtout pour les employés à l'étranger, c'était très lourd, car tout devait être envoyé par la poste. Après l'approbation du directeur, tout devait être envoyé au service financier, où tout était saisi au niveau de la ligne en raison des différents types de coûts et de la TVA. Enfin, le tout était soumis à l'autorisation du directeur financier et ce n'est qu'à ce moment-là qu'il était prêt à être payé.

Pour les relevés de cartes de crédit, le processus était presque le même. Sauf qu'ici, nous devions également attendre la fin du mois lorsque les relevés étaient mis à disposition par la société de cartes de crédit. Par conséquent, vous avez toujours un mois de retard.

Nous attendions d'Easy Expense qu'il nous permette de mettre en place ce processus fastidieux de manière plus efficace. Le principal gain que nous souhaitions obtenir était un gain de temps. Grâce à une saisie plus rapide et plus facile, grâce à la soumission numérique qui signifie que la demande est présentée directement au responsable concerné pour approbation et grâce au rapprochement automatique des relevés mensuels de cartes de crédit avec les demandes de remboursement correspondantes".

Une occasion unique

"Lorsque nous avons discuté de ce projet avec Easy Systems, ils nous ont fait part de leur intention de réorganiser complètement la solution existante de traitement des demandes d'indemnisation. Ils nous ont demandé si nous voulions participer à ce projet en tant que partenaire test. Outre le fait qu'il s'agit d'un projet amusant, nous avons eu l'occasion unique de présenter tous nos souhaits et d'essayer de les intégrer dans le logiciel.

Voir au-delà de ses propres souhaits

"Il s'est agi d'une excellente collaboration, comme nous l'attendons d'Easy Systems. La communication a été ouverte, même dans les moments difficiles. Il y a eu pas mal de défis à relever. On se demande à l'avance si le processus de déclaration est vraiment difficile. Jusqu'à ce que vous commenciez à fixer tous les détails et les choix où vous devez prendre en compte le fait que cela convient également à d'autres organisations sur le marché et pas seulement à nous".

"Il y a aussi beaucoup de choses à faire sur le plan technique. Vous vous attendez à ce qu'il soit prêt lorsque vous avez effectué un test positif, mais il y a tellement de téléphones, de systèmes d'exploitation et de plates-formes Internet à prendre en compte. Je n'avais aucune idée de ce que cela impliquait. L'inconvénient, c'est que cela prend du temps, mais très vite les possibilités et les avantages deviennent évidents. Il faut alors être patient et garder à l'esprit l'importance de la qualité par rapport à la rapidité".

Partiellement en vie

Les notes de frais sont désormais traitées avec la nouvelle solution. Gericke : "Les premières réactions ont été positives. La conception et la fonctionnalité du logiciel sont très explicites. La rapidité est la première chose que l'on remarque. Les demandes provenant de l'étranger sont reçues, approuvées et traitées par l'administration beaucoup plus rapidement. Alors qu'auparavant nous avions un mois de retard, le traitement se fait maintenant en quelques jours. C'est également moins cher, car auparavant les déclarations étaient envoyées par la poste depuis l'étranger. Fini le temps des reçus pliés et agrafés qui deviennent illisibles".

La rapidité est la première chose que l'on remarque. Les demandes provenant de l'étranger sont reçues, approuvées et traitées par l'administration beaucoup plus rapidement. Alors que nous avions un mois de retard, le traitement se fait désormais en quelques jours.

"C'est pour cela que vous le faites"

Propriétaire du produit Easy Systems : "L'année passée avec Pont Packaging a été un voyage de découverte commun. La mise en place d'une application entièrement nouvelle est un véritable défi et demande de la patience. Mais le résultat en vaut la peine. En tant qu'équipe de propriétaires de produits et de développeurs qui ont travaillé dur sur l'application, il est agréable d'entendre que l'application répond plus qu'aux attentes. En fin de compte, c'est pour cela que l'on fait tout cela".

"La clé du succès est l'énergie que Pont Packaging a mise dans ce projet. Sans un retour d'information constructif et une réflexion sur la solution, nous n'en serions pas là aujourd'hui."

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