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Étude de cas


ROTO BV Gestion des contrats

"La lutte dans Excel appartient au passé

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La gestion réussie des contrats est aujourd'hui considérée comme l'un des facteurs critiques de succès au sein des organisations. Pourtant, nous n'en sommes pas encore là aux Pays-Bas. Une étude menée par Nevi montre que Microsoft Excel reste l'outil le plus utilisé (36 %) pour la gestion des contrats. Les logiciels de gestion explicite des contrats n'arrivent qu'en quatrième position, avec seulement 12 % des organisations néerlandaises qui les utilisent. Un processus dans lequel de nombreuses organisations peuvent encore réaliser des gains importants.

ROTO

ROTO est un client du groupe 4CEE (Easy Systems et Coforce) depuis de nombreuses années. L'organisation consiste en un groupe d'entreprises sidérurgiques avec quatre unités d'affaires différentes : Acier et transformation de l'acier, Technologie des caillebotis, Traitement de surface et Recyclage du zinc. Elles opèrent selon un certain nombre de piliers stratégiques, dont l'un est la numérisation.

Il y a quelques années, ils ont commencé à numériser différents processus, notamment le traitement des factures. Mais en ce qui concerne la gestion des contrats, rien n'avait encore été mis en place. ROTO traite des milliers de contrats chaque année, ce qui représente un cas d'affaires intéressant. Compte tenu des bonnes relations entre ROTO et le groupe InnovestIT et du fait que la numérisation est un pilier stratégique au sein de l'organisation, ils ont décidé de passer à un nouveau logiciel de gestion des contrats.

De nombreux (types de) contrats différents

ROTO est une entreprise qui traite des milliers de contrats différents. Des contrats de vente avec des clients et des contrats d'achat de matériel, mais surtout un grand nombre de contrats "d'assistance" nécessaires à la gestion et au fonctionnement d'une entreprise. Pensez aux assurances, au nettoyage, à la téléphonie et à l'informatique, aux vêtements d'entreprise et à bien d'autres choses encore. Ce sont les contrats qu'ils ne peuvent pas intégrer dans leur système ERP, mais qu'il est nécessaire de numériser.

Tom van Lindert, directeur financier de ROTO, déclare : "Je pense que lorsque vous traitez un grand nombre de contrats en tant qu'organisation, ou lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans le cycle de vie d'un contrat, la numérisation de ce processus peut apporter beaucoup d'avantages, simplement parce que vous disposez ainsi d'une plus grande et d'une meilleure visibilité."

Une occasion unique

"Lorsque nous avons discuté de ce projet avec Easy Systems, ils nous ont fait part de leur intention de réorganiser complètement la solution de gestion des contrats existante. Ils nous ont demandé si nous voulions participer à ce projet en tant que partenaire test. Outre le fait qu'il s'agit évidemment d'une activité amusante, cela nous a donné l'occasion unique de présenter toutes nos exigences et d'essayer de les intégrer dans le logiciel."

 

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Contrats en cours

L'ancien processus de gestion des contrats

Conformément aux conclusions de l'étude de Nevi, ROTO utilise encore largement Excel pour gérer et administrer tous les contrats. Tom van Lindert : "Les contrats étaient stockés et sauvegardés ici et là. Ils pouvaient être conservés par un collègue dans un dossier sur le bureau, sur SharePoint ou même dans le courrier. Dans ce cas, il était souvent difficile de savoir qui était exactement responsable et avec qui les informations devaient être partagées. Parfois, jusqu'à dix personnes étaient impliquées dans le cycle de vie d'un contrat. Si ces personnes sont également réparties dans différentes branches, la situation n'est pas plus facile. Plus il y a de personnes impliquées, plus la vue d'ensemble est difficile et plus il est pratique de numériser ce processus.

Tom donne un exemple concret : "L'un de nos contrats est conclu avec un fournisseur de vêtements de travail. Il approvisionne toutes nos succursales, il y a donc un contact par succursale et il peut aussi y avoir différents accords de travail par succursale. Si je voulais avoir une vue d'ensemble de notre situation par rapport au contrat, je devais passer par toutes ces personnes. Ce n'est donc pas l'idéal".

Avec un millier de contrats en cours, 12 branches différentes et la valeur que ces contrats de soutien représentent collectivement (> 10 millions d'euros), Tom van Lindert s'attend à ce que ROTO tire de nombreux avantages de l'automatisation du processus de gestion des contrats.

"La lutte dans Excel"

La collaboration pour le développement d'un logiciel de gestion des contrats est arrivée plus ou moins par hasard sur le chemin de ROTO. Tom : "Investir dans un logiciel de gestion des contrats n'était pas quelque chose que nous avions spécifiquement à l'ordre du jour à court terme, mais c'était un sujet avec lequel nous nous débattions - dans Excel - depuis un certain temps. Je m'attends à ce que l'automatisation de notre processus de gestion des contrats nous apporte beaucoup. Nous découvrirons peut-être que nous pouvons encore économiser de l'argent dans de nombreux domaines. Mais ce n'est pas l'objectif premier.

Les avantages

Bien entendu, Tom s'attendait à ce que la numérisation du processus de gestion des contrats lui apporte des avantages indéniables. "Sinon, nous n'aurions pas commencé", dit-il. Lorsqu'on lui demande où il voit les plus grands avantages, Tom répond : "La vue d'ensemble, en partie due à l'utilisation d'Excel, était parfois incomplète ou fragmentée. La mise en place d'un système de gestion des contrats résout ce problème. Du point de vue de la direction en particulier, il est important d'avoir une vue d'ensemble et une vision globale.

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En partie à cause de l'utilisation d'Excel, la vue d'ensemble était parfois incomplète ou fragmentée.

La mise en place d'un système de gestion des contrats a permis de résoudre ce problème. Tom van Lindert, directeur financier de ROTO

 

 

Un autre avantage clé réside dans une gestion et un suivi plus proactifs. "La première étape consiste à avoir une vue d'ensemble de tous les contrats, et c'est là que nous réalisons déjà les premiers bénéfices. Par exemple, vous rencontrez des contrats qui se poursuivent plus ou moins automatiquement alors qu'il pourrait y avoir de meilleures alternatives. Cela permet déjà d'économiser beaucoup d'argent. En utilisant ensuite des alertes automatiques, par exemple à la date de fin ou de renouvellement d'un contrat, nous sommes en mesure de gérer et de surveiller ces contrats de manière plus proactive. Cela nous donne également la possibilité de renégocier un contrat et donc peut-être de négocier des accords plus favorables.

Le retour sur investissement n'est pas le seul élément important

Je pense qu'il est important de ne pas toujours s'enliser dans les questions de retour sur investissement avec de telles optimisations ; il ne faut pas "tuer" ces développements à l'avance. Il ne faut pas "tuer" ces développements à l'avance. Ce n'est qu'en les utilisant que l'on peut vraiment se rendre compte de ce qu'ils apportent. Il en va de même pour les optimisations de processus ou, comme dans notre cas, pour un objectif stratégique tel que la numérisation. S'il y a beaucoup de valeur ajoutée, il faut le faire. Je suis convaincu que nous en récolterons les fruits sur plusieurs fronts".

Ne vous laissez pas submerger par les questions de retour sur investissement ; vous ne devez pas "tuer" ces développements à l'avance.

Le plus précieux

Pour Tom, en tout cas, il était particulièrement important d'avoir une meilleure vue d'ensemble. Plus précisément : mieux comprendre la structure globale. "Un avantage supplémentaire appréciable est qu'une meilleure compréhension nous permet de faire des découvertes surprenantes en termes de coûts. Pensez, par exemple, aux contrats qui ne sont plus nécessaires ou qui se chevauchent. Cela offre également des possibilités d'entamer des négociations en matière d'approvisionnement, lorsqu'il devient évident que vous pouvez passer plusieurs contrats avec le même fournisseur, ou parce que la date du contrat est sur le point d'expirer et qu'il est possible d'entamer des négociations sur les termes et les conditions.

Soutien et adoption

"Il est essentiel de créer un soutien au sein de l'organisation. Sans soutien, il n'y a pas d'adoption non plus. Un logiciel ne résout rien. Les employés devaient également adopter la nouvelle méthode de travail pour qu'elle soit couronnée de succès. Pour nous, la coopération au sein du groupe de projet était donc au moins aussi importante que le logiciel lui-même. En fin de compte, nous le faisons ensemble", poursuit Tom.

 


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