Correspondance des commandes De la numérisation à l'automatisation

Dans certains secteurs, de nombreuses factures sont traitées en relation avec un bon de commande. Dans ce cas, il convient de se pencher sur la question de l'appariement des commandes. Le traitement des factures entrantes est souvent un processus qui prend déjà beaucoup de temps, mais faire correspondre manuellement les bons de commande aux factures en prend encore plus. C'est pourquoi l'appariement automatique des bons de commande et des factures peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent.

Qu'est-ce que le rapprochement des commandes ?

L'appariement des commandes est également appelé appariement à 2, 3 ou même 4 voies. Dans le cas de l'appariement à deux voies, une facture est associée à un bon de commande. Les articles achetés correspondent à ce qui est facturé. Dans le cas d'un rapprochement à 3 voies, les factures entrantes sont automatiquement approuvées si elles correspondent à un bon de commande ainsi qu'à un reçu.

En termes simples, cela commence par la capture numérique d'un bon de commande, puis la réception est enregistrée, et lorsque la facture arrive, le logiciel commence à rechercher une correspondance. Si c'est le cas, la facture devient payable. Il n'y a pas de correspondance ? La facture est alors préenregistrée ou distribuée à la personne responsable pour examen et/ou autorisation.

Correspondance des commandes ; étape par étape

La correspondance est établie sur la base de votre bon de commande, de la livraison enregistrée (généralement sur la base d'un bordereau d'expédition) et de la facture reçue. Si cette correspondance existe, la facture reçue est automatiquement approuvée et payée.

Nous expliquons ci-dessous, étape par étape, le processus de traitement automatique et de rapprochement de vos factures entrantes.

Étape 1
Sur la base des numéros de commande (lus automatiquement) figurant sur la facture, les lignes de réception correspondantes sont extraites de votre système ERP/financier.

Étape 2
Les informations relatives aux reçus et aux factures sont comparées. L'appariement des factures prend en compte les commandes et les reçus (appariement tripartite) ainsi que les numéros, les prix et les unités correspondants. Ceux-ci sont utilisés pour faire correspondre automatiquement, dans la mesure du possible, les factures d'achat enregistrées.

Étape 3En cas de correspondance positive, les factures sont immédiatement proposées pour un traitement ultérieur dans votre système financier.

Étape 4
Toutes les factures qui ne correspondent pas et les factures sans numéro de commande (appelées exceptions) sont mises de côté pour vérification ou transmises à la personne responsable de la vérification et/ou de l'autorisation. Si la facture est toujours approuvée, elle est traitée ultérieurement.

Étape 5
Les factures appariées et approuvées sont payées dans votre système ERP / financier sur la base de l'écriture de journal sous-jacente.

Les factures non liées à une commande sont traitées selon le calendrier normal de procuration.