processus d’achat

processus d’achat La spécificité des coûts indirects est encore parfois une question sous-estimée ; après tout, les dépenses les plus importantes sont liées à la passation des marchés pour le processus primaire. Pourtant, il est judicieux de se pencher sur les défis que posent les activités d'approvisionnement en coûts indirects. processus d’achat Après tout, ces activités jouent un rôle crucial dans la réussite financière et opérationnelle de votre organisation.

processus d’achat Bien que la gestion des coûts indirects nécessite souvent une approche différente de celle des coûts directs, les étapes de base sont les mêmes. processus d’achat En adaptant ces étapes au contexte spécifique des dépenses indirectes, les organisations peuvent accroître leur efficacité opérationnelle et réaliser des économies significatives. 

Cette page offre un aperçu de la rationalisation des activités d'approvisionnement afin d'accroître l'efficacité, de réduire les coûts et d'améliorer les performances de votre entreprise. 

Contenu

• processus d’achat L'explication
• Les défis de la gestion des coûts indirects
• Le rôle de l'automatisation dans la processus d’achat
• Mise en œuvre de l'automatisation : une feuille de route
• FAQ
• Conclusion

processus d’achat L'explication

processus d’achat Il se compose de plusieurs étapes que nous évoquerons brièvement dans un premier temps afin de jeter les bases d'autres réflexions et conseils sur ce processus.

Nous examinons toujours ce processus sous l'angle des coûts indirects, tels que les fournitures de bureau qui ne sont pas directement attribuables à un produit ou à un service spécifique, mais qui sont essentielles pour les opérations quotidiennes. 

processus d’achat Les 7 étapes

Étape 1 Identification des besoins : Identifier les biens ou services indirects nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation. 

Étape 2 Spécification des besoins : Définir les exigences spécifiques pour ces biens ou services, en tenant compte des besoins des différents départements de l'organisation.

Étape 3 Sélection des fournisseurs : Recherchez les fournisseurs qui peuvent fournir ces biens ou services indirects aux meilleures conditions. Cela peut nécessiter une étude de marché plus large que pour les coûts directs, car les dépenses indirectes sont souvent plus diversifiées.

Étape 4 Négociation : Négocier des contrats avec les fournisseurs, en recherchant des possibilités de réduire les coûts, par exemple en accordant des remises pour les achats en gros ou en établissant des partenariats à long terme. 

Étape 5 Commander : Passer commande des biens ou services indirects requis en présentant clairement les attentes et les conditions.

Étape 6 Livraison et réception : Réceptionner et inspecter les biens ou les services et vérifier qu'ils répondent aux exigences.

Étape 7 Évaluation des performances des fournisseurs : Évaluer régulièrement les performances des fournisseurs pour s'assurer qu'ils continuent à apporter de la valeur à l'entreprise.

Les défis de la gestion des coûts indirects

Les organisations sont confrontées à des défis tels que l'identification des coûts cachés, la spécification des besoins et la sélection des bons fournisseurs. processus d’achat Pour toutes ces étapes, examinons de plus près les défis à relever. 

Défis en matière d'identification des besoins

Difficulté d'identifier tous les coûts indirects, en raison de coûts cachés ou mal définis. Les coûts indirects sont souvent répartis dans l'ensemble de l'organisation, les départements ayant souvent la possibilité d'engager leurs propres coûts, ce qui peut également se produire de manière très ponctuelle, par exemple lors de la réparation d'un bâtiment ou d'une campagne de marketing. 

Absence d'approche structurée pour identifier les besoins réels de l'organisation, ce qui peut conduire à des achats inutiles. 

Défis liés à la spécification des exigences

La spécification des exigences est elle-même un défi pour les coûts indirects, en raison de la nature générale des coûts.
Difficultés à fixer des normes de qualité pour des services qui ne sont pas faciles à mesurer. 

Défis en matière de sélection des fournisseurs

Difficulté à trouver des fournisseurs fiables qui peuvent répondre aux besoins spécifiques de l'organisation. En outre, il s'agit souvent d'une grande variété de fournisseurs, ce qui ne facilite pas cette étape.

Une connaissance limitée du marché peut conduire à ne pas identifier les meilleurs fournisseurs. 

Les défis de la négociation

Le manque de compétences ou de pouvoir de négociation, en particulier dans les petites organisations. Lorsqu'il s'agit de petites commandes, votre pouvoir de négociation est différent de celui des commandes plus importantes, ce qui se traduit par des conditions moins favorables.

Difficultés à conclure des accords qui garantissent la flexibilité et l'évolutivité pour les besoins futurs. 

Défis en matière de commande

Inefficacités et erreurs dans le processus de commande, souvent causées par des procédures manuelles. Par exemple, cela peut conduire à des commandes en double parce que plusieurs personnes/départements voient que des fournitures de bureau sont nécessaires, mais personne ne sait que quelqu'un est déjà en train d'y travailler. 

Les coûts encourus ne deviennent apparents qu'à l'arrivée de la facture. L'obligation est déjà engagée sans que le service financier ne l'ait approuvée ou connue au préalable.

Défis en matière de livraison et de réception

Problèmes de réception des commandes dans les délais et dans leur intégralité. Cela peut, par exemple, entraîner des commandes urgentes supplémentaires ailleurs, ce qui représente un coût supplémentaire. 

Difficultés de contrôle de la qualité et de la conformité aux spécifications. 

Défis liés à l'évaluation des performances des fournisseurs 

Absence de critères ou de systèmes clairs pour mesurer et évaluer les performances des fournisseurs. 

Difficultés à évaluer objectivement les fournisseurs, en particulier dans le cas de relations à long terme. 

Pour relever ces défis, il faut une approche coordonnée, y compris l'utilisation de la technologie pour l'automatisation et l'amélioration des processus.

Le rôle de l'automatisation dans la processus d’achat

L'automatisation joue un rôle clé dans l'amélioration de l'efficacité du cycle de passation des marchés. processus d’achat Pour les différentes étapes, nous examinons comment la technologie peut aider les organisations. 

Identification des besoins dans le cadre d'un processus automatisé

Vous pouvez analyser les processus automatisés afin d'identifier les modèles et les tendances en matière de dépenses, ce qui permet d'identifier avec précision les besoins de l'organisation.

L'automatisation offre un processus structuré de saisie et d'examen des demandes d'achat, ce qui permet de réduire les achats inutiles. 

Standardisation de la spécification des exigences

Les modèles de spécifications standard peuvent aider à définir rapidement et précisément les exigences relatives aux biens et aux services. 

La normalisation peut garantir la cohérence et la conformité des spécifications, contribuant ainsi à un meilleur contrôle de la qualité. 

Sélection des fournisseurs

Grâce à l'automatisation, vous pouvez réduire votre base de fournisseurs. Pour les articles récurrents tels que les fournitures de bureau, vous pouvez identifier un (ou quelques) fournisseur(s), ce qui vous permet d'identifier les fournisseurs qui répondent aux critères fixés. 

Les solutions d'approvisionnement peuvent rationaliser le processus de sélection, le rendre plus transparent et plus efficace et faire en sorte que le succès soit indépendant du service ou de la personne qui recherche un fournisseur. 

Négociation

processus d’achatLe logiciel n'est pas à la table des négociations, mais l'enregistrement d'accords qui peuvent ensuite être contrôlés est un grand pas en avant dans la gestion .

processus d’achat L'automatisation permet souvent de conclure de meilleurs accords, tels que des remises en cas d'achat d'une certaine quantité. En enregistrant ces accords, vous pouvez mieux contrôler si les accords de réduction sont également respectés par le fournisseur.

Commande

C'est là que l'automatisation vous décharge d'une grande partie du travail. L'ensemble du processus de commande peut être automatisé, ce qui permet de réduire le nombre d'erreurs et d'améliorer les délais d'exécution. 

L'automatisation des commandes s'accompagne de flux d'approbation, ce qui permet de n'effectuer que des achats préapprouvés et d'avoir une visibilité instantanée des coûts. Si une demande d'achat est approuvée, le bon de commande est envoyé automatiquement.

Livraison et réception

Les reçus jouent un rôle important dans l'automatisation. Les factures peuvent être automatiquement mises en correspondance avec les demandes d'achat et les reçus, ce qui améliore grandement l'efficacité. 

Comme les achats sont enregistrés, vous êtes toujours au courant de l'état d'avancement d'une commande, ce qui vous permet d'agir plus rapidement si la livraison n'est pas effectuée à temps. 

Normaliser l'évaluation des performances des fournisseurs

Grâce à l'automatisation et à la normalisation, vous disposez d'un ensemble de données que vous pouvez utiliser pour évaluer les performances des fournisseurs. 

processus d’achat Le fait que tout soit bien enregistré peut également permettre de continuer à s'améliorer en interne, mais aussi d'être mieux préparé pour de nouvelles négociations de marchés publics. 

Mise en œuvre de l'automatisation : une feuille de route

processus d’achat L'automatisation révolutionne . En automatisant les tâches répétitives, vous réduisez non seulement le risque d'erreur humaine, mais vous libérez également un temps précieux que votre équipe peut consacrer à des tâches plus stratégiques. processus d’achat Une plus grande efficacité permet de réaliser des économies et de mieux contrôler les dépenses. L'automatisation permet également de mieux comprendre les schémas de dépenses, ce qui est essentiel pour une gestion efficace des coûts. 

Se préparer à l'automatisation

L'automatisation nécessite une approche réfléchie. Commencez par dresser la carte de vos processus d'approvisionnement actuels. Cela nécessite une bonne communication avec tous les départements où des commandes indépendantes sont passées. Une fois que vous savez où se situent les besoins et les défis dans les différents services, vous pouvez commencer à identifier les solutions disponibles. Tenez compte de facteurs tels que la facilité d'utilisation, les possibilités d'intégration avec les systèmes existants et la capacité à s'adapter à la croissance de votre entreprise. 

Sélection de l'automatisation des achats

Lorsque vous choisissez une solution d'automatisation des achats, gardez à l'esprit les caractéristiques qui sont essentielles aux besoins de votre organisation. Pensez à la simplicité de soumission des demandes d'achat, aux flux d'approbation automatique, à l'enregistrement des reçus (et donc à la possibilité d'une correspondance à trois voies pour un traitement efficace des factures) et à la possibilité de regrouper plusieurs fournisseurs dans une seule demande d'achat. 

Étant donné que les achats concernent de nombreux départements et collègues, et que la plupart d'entre eux n'en font pas leur tâche principale, une plateforme facile à utiliser est cruciale pour son adoption. 

Préparation interne à l'automatisation des processus de passation de marchés

Comme nous l'avons mentionné à l'étape précédente, ce processus concerne un grand nombre de services et de collègues. Tout changement peut entraîner une résistance, mais lorsque tant de personnes sont impliquées, cela devient encore plus difficile. En effet, si les personnes continuent à travailler en dehors du processus souhaité, vous n'obtiendrez toujours pas la vision et l'efficacité souhaitées. Une approche et une communication proactives sont donc essentielles à la réussite du projet. 

Définir des résultats mesurables et des indicateurs de réussite

Quiconque réalise un investissement - qu'il concerne ou non les processus d'achat, bien entendu - veut savoir si cet investissement produit les résultats escomptés. Fixez des ICP clairs, tels que la réduction de la durée du cycle d'approvisionnement, les économies de coûts, les remises demandées ou la réduction de votre base de fournisseurs. Si vous en tenez compte dès la préparation de l'automatisation, vous disposerez d'emblée de la mesure 0. 

Passer à des processus automatisés

processus d’achat Planifiez soigneusement la transition vers un système automatisé. En fonction de votre organisation et de la résistance à laquelle vous pouvez encore vous attendre à ce stade, vous pouvez commencer par un petit département. Assurez-vous que ces collègues sont correctement guidés dans la nouvelle façon de travailler, communiquez clairement les avantages (encore une fois, parce que, idéalement, cela a déjà été fait dans la préparation). Demandez un retour d'information sur le déroulement de ce premier projet pilote. Améliorez-la si nécessaire, puis étendez-la au reste de l'organisation. 

Si la résistance n'est pas aussi forte que prévu, ou si tout le monde a déjà été correctement impliqué dans les préparatifs, vous pouvez bien sûr déployer l'ensemble de l'organisation immédiatement. Dans ce cas, il est très important qu'il y ait suffisamment de personnes possédant les connaissances et l'expertise nécessaires pour soutenir tous les collègues dans la transition. En effet, quelle que soit la facilité d'utilisation d'une solution, il s'agit d'une nouvelle façon de travailler, ce qui peut toujours soulever des questions. 

FAQ

Comment pouvons-nous réaliser des économies et améliorer l'efficacité des achats dans notre entreprise ?

Commencez par analyser vos processus d'achat actuels afin d'identifier les inefficacités et les dépenses inutiles. Optimisez votre stratégie d'approvisionnement en négociant avec les fournisseurs, en envisageant des achats groupés et en déployant des outils d'automatisation pour les processus de routine.

processus d’achat Quelles mesures pouvons-nous prendre pour optimiser notre travail et réduire les délais d'exécution ?

Mettre en œuvre des procédures de passation de marchés normalisées, utiliser des solutions de passation de marchés pour un traitement plus rapide et améliorer la communication avec les fournisseurs afin de promouvoir l'efficacité.

processus d’achatComment pouvons-nous assurer un meilleur contrôle et une plus grande transparence dans nos ?

Investissez dans un logiciel de gestion des achats qui fournit des informations en temps réel sur les demandes d'achat et les commandes. Fournir des lignes directrices et des protocoles d'autorisation clairs pour garantir la transparence et la responsabilité.

Quels sont les pièges les plus courants en matière de marchés publics qui présentent des risques financiers ?

Les écueils les plus courants sont la décentralisation des décisions de passation de marchés, l'absence de procédures de passation de marchés définies et la faible visibilité des engagements pris. En gérant soigneusement ces aspects, les risques financiers peuvent être minimisés.

processus d’achat Comment pouvons-nous nous assurer que notre système répond aux exigences légales et aux normes de conformité ?

processus d’achatTenez-vous au courant des lois et réglementations pertinentes et intégrez des contrôles de conformité à chaque étape du processus. La formation et la sensibilisation de votre équipe sont également essentielles pour garantir la conformité.

Quels sont les technologies et les outils disponibles pour nous aider à améliorer notre gestion des marchés publics ?

Plusieurs technologies sont disponibles pour l'automatisation de la passation des marchés, mais il faut aussi penser à simplement saisir les lignes directrices et les modèles et à les rendre facilement accessibles pour évaluer les (nouveaux) fournisseurs, ce qui permettra de prendre de meilleures décisions en matière de passation des marchés. 

Comment gérer efficacement les relations avec les fournisseurs et contrôler leurs performances ?

Mettre en place un système structuré de gestion des fournisseurs, comprenant des examens réguliers, des critères de performance et des canaux de communication ouverts afin de renforcer les relations et de contrôler les performances.

processus d’achatQuelles sont les meilleures pratiques en matière de contrôle et d'optimisation des coûts ?

processus d’achatLes meilleures pratiques comprennent la centralisation des activités d'achat, l'analyse des dépenses, la mise en œuvre d'un approvisionnement stratégique et la recherche permanente d'améliorations et d'innovations dans le domaine de l'approvisionnement.

Comment mieux prévoir et budgétiser les dépenses liées aux marchés publics ?

Utiliser les données historiques et l'analyse des dépenses pour identifier les tendances et prévoir les dépenses futures. Mettre en œuvre un processus de budgétisation solide qui prend en compte les coûts fixes et variables.

Comment une gestion inefficace des achats affecte-t-elle notre santé financière et notre rentabilité ?

Une gestion inefficace des marchés publics peut entraîner des dépenses inutiles, une réduction des marges bénéficiaires, voire une atteinte à la réputation. En gérant de manière proactive vos processus d'approvisionnement, vous pouvez minimiser ces risques et améliorer la santé financière de votre organisation.

Conclusion

processus d’achat En résumé, l'optimisation de vos coûts indirects peut apporter des avantages significatifs à votre organisation. En réfléchissant stratégiquement à chaque étape, de l'identification des besoins à l'évaluation des fournisseurs, et en exploitant le pouvoir de l'automatisation, vous pouvez accroître l'efficacité, réduire les coûts et améliorer les présentations générales de votre entreprise. processus d’achat N'oubliez pas qu'une bonne gestion ne consiste pas seulement à économiser des coûts, mais aussi à ajouter de la valeur à votre organisation. Prenez le temps d'évaluer vos processus actuels, d'identifier les améliorations possibles et de prendre des mesures pour les mettre en œuvre. processus d’achat Avec la bonne approche et les bons outils, vous deviendrez un outil puissant pour la réussite de votre entreprise.