HEMIMEX M-soft

La méthode de travail des fournisseurs est la clé du succès

Nick a lui-même une formation en informatique et en ERP. Le processus d'automatisation du traitement des factures lui a semblé assez simple : "Au départ, je pensais que le choix d'une solution n'avait pas beaucoup d'importance, car elles font toutes plus ou moins la même chose. Cependant, je me suis de plus en plus rendu compte que c'était plus compliqué qu'il n'y paraissait. En outre, j'ai constaté que la manière dont vous abordez un tel processus détermine réellement le succès. Dans le monde des technologies de l'information, on dit toujours beaucoup de choses, mais dans la pratique, c'est souvent décevant. Cela n'a pas été le cas avec Easy Systems. J'ai également dû donner peu de conseils. Le triangle - Easy Systems, le personnel financier d'Hemimex et M-Soft - a très bien fonctionné.

Qualité des personnes

Lorsqu'on lui demande s'il est satisfait de cette collaboration, Nick répond : "Absolument : "Absolument. Je recommanderais aveuglément Easy Systems à toute autre organisation. Pourquoi ? En raison du produit, qui est beaucoup plus complet que je ne le pensais au départ, et de la qualité du personnel d'Easy Systems. Tant le personnel de vente que les consultants peuvent parler aux clients au même niveau et sont capables de résoudre les problèmes rapidement. En outre, grâce à l'approche professionnelle et à la qualité des documents de support, il est facile d'impliquer d'autres parties, comme le fournisseur ERP, et il y a peu de bruit sur la ligne.

Également impliqué après la mise en œuvre

"Ce qui m'a également frappé, c'est qu'Easy Systems a continué à réfléchir avec nous, même après la mise en œuvre. Il arrive souvent que l'on n'entende plus parler d'un fournisseur après la livraison du logiciel. Souvent, les gens n'osent pas demander "comment ça se passe vraiment". Easy Systems le fait.

Par exemple, une personne nous a rendu visite pour voir comment nous utilisions le système et si nous rencontrions des problèmes. Cette visite a révélé un certain nombre de points à optimiser. Par exemple, de petites choses qui doivent encore être ajustées dans le logiciel, mais aussi le fait qu'il faut souvent un certain temps pour apprendre à connaître toutes les fonctionnalités. Les fonctionnalités les plus importantes et les plus fréquemment utilisées sont immédiatement mémorisées, mais les autres sont progressivement oubliées. Plus tard, on dispose de plus de temps et d'espace pour mieux utiliser le logiciel et en exploiter toutes les possibilités.

Easy Invoice a permis à HEMIMEX de gagner 12 heures de temps par semaine. "L'investissement est ainsi rentabilisé en huit mois.

Les résultats

Il avait été estimé à l'avance que l'automatisation du traitement des factures permettrait à HEMIMEX d'économiser un jour. Après avoir travaillé avec Easy Invoice pendant six mois, ce gain s'est avéré supérieur de 50 %.

Avant d'automatiser le processus de traitement des factures, HEMIMEX avait naturellement certaines attentes quant aux avantages qui en découleraient. Nick explique : "HEMIMEX compte deux ETP à temps plein dans le département financier. J'avais calculé que l'automatisation du traitement des factures nous permettrait d'économiser un jour (8 heures) par semaine. Par la suite, cela s'est avéré être 12 heures et nous avons donc pu économiser 50 % de plus que prévu. C'est évidemment un excellent résultat et l'investissement est rentabilisé en 8 mois.

Outre les heures économisées dans le traitement des factures, d'autres avantages ont également été constatés. "Cela peut paraître cliché, mais la réduction du papier m'a également surpris positivement. L'ensemble du processus est désormais pratiquement sans papier, mais il y a aussi beaucoup moins d'impressions, par exemple. Tout est stocké sous forme numérique et est donc facilement accessible. C'est également pratique pour les personnes indirectement impliquées dans le processus. Plus personne ne doit parcourir des dossiers physiques à la recherche d'une facture particulière".

Conseils

Lorsqu'on lui demande s'il a des conseils à nous donner pour que nous fassions encore mieux la prochaine fois, il doit réfléchir un instant. "C'est difficile. Si je devais donner un nom à quelque chose, ce serait 'shadow testing'. Il y a des situations que nous n'avons pas pu tester pendant la période d'essai et qui ne sont apparues qu'au cours de la production. En partie parce que le département financier était de toute façon surchargé, cela a parfois provoqué une certaine irritation et le système a vraiment dû faire ses preuves. Cependant, une fois cette période initiale passée, tout le monde s'est montré très enthousiaste. Et comme je l'ai dit, le personnel du service financier peut maintenant s'adonner à des activités beaucoup plus agréables que la saisie manuelle et la comparaison des lignes de factures.

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