Le défi
Dans l'ancienne situation, toutes les factures d'achat étaient enregistrées dans Infor Visual et conservées dans des classeurs dans l'ordre des fournisseurs. Cela permettait de faire la distinction entre les factures impayées et les factures payées. Dans Infor Visual, les factures étaient rapprochées du bon de commande correspondant pour le prix et l'entrée des marchandises. Sandra Verheijen - Jonkers, contrôleur chez Nedinsco, explique : "Si la correspondance à trois était correcte, il n'y avait pas vraiment de problème et la facture était placée dans le dossier 'A payer'. En revanche, s'il n'y avait pas de bon de commande ou si le prix était différent, une copie papier de la facture était envoyée à l'organisation. Il en allait de même pour l'autorisation au niveau de la facture. Il s'agissait d'un processus assez lourd et fastidieux".
La solution
A la recherche d'une solution pour automatiser le traitement des factures, Quartess a appris qu'elle avait conclu un partenariat avec Easy Systems pour le traitement automatisé des factures d'achat. Sandra Verheijen - Jonkers poursuit : "C'est ce que Nedinsco recherchait. Après une démonstration réussie, nous avons rapidement été convaincus qu'il s'agissait d'une solution idéale pour Nedinsco. La recherche d'une autre partie s'est alors arrêtée. En partie parce que toute autre partie aurait dû développer un logiciel spécial pour réaliser un lien entre les deux progiciels. Quartess s'est chargé lui-même de réaliser le lien entre Easy Invoice et notre base de données Infor Visual. En outre, le prix était également satisfaisant et Easy Invoice a donc été choisi".
La mise en œuvre
Une fois que le choix de la combinaison entre Infor Visual et Easy Invoice a été fait, le processus d'implémentation et les tests ultérieurs ont commencé. Sandra Verheijen - Jonkers : "Nedinsco étant le premier client d'Easy Systems à utiliser une base de données Oracle, cette phase a pris plus de temps que d'habitude. Le connecteur a finalement été réalisé par le biais d'API, créant ainsi une interface stable qui fonctionne indépendamment de la version."
Les avantages
En avril 2019, Nedinsco est devenu opérationnel et les factures sont traitées automatiquement.
"Nous pouvons toutefois nous féliciter de cette première année. Le traitement des factures est entièrement numérique."
"Les employés qui ont besoin d'autoriser voient l'historique complet des actions, des notes peuvent être prises qui sont également accessibles à tout le monde et les factures sont visibles à tout moment. Le statut des factures est également clair, si bien qu'il n'est plus nécessaire de chercher où se trouve telle ou telle facture. Bref, nous sommes très satisfaits. Bien sûr, quelques problèmes sont apparus après la mise en service, mais ils ont été résolus à notre entière satisfaction.
