Logiciel OCR
et traitement des factures

Quel que soit le mode de réception des factures : numérique (PDF, UBL ou XML) ou papier, vous souhaitez passer le moins de temps possible à transcrire manuellement les montants et les données. 

Lorsque vous ne recevez que quelques factures par mois, le travail est gérable. Mais lorsqu'il s'agit de dizaines, voire de centaines ou de milliers de factures, il est rapidement utile de penser à un logiciel OCR ou à la facturation électronique. En raison de ses nombreux avantages, nous recommandons d'ailleurs toujours de passer à la facturation électronique. Si vous n'êtes pas encore prêt, le logiciel OCR est un bon choix.

Qu'est-ce qu'un logiciel OCR ?

Le logiciel OCR(Optical Character Recognition) est un logiciel qui lit automatiquement les chiffres, les lettres et les signes de ponctuation des factures et les transfère ensuite dans votre système de traitement des factures. Cela s'applique aussi bien aux factures qui vous parviennent sous forme numérique (par exemple sous forme de PDF par courrier électronique) qu'aux factures papier que vous scannez manuellement à l'aide d'un scanner. Les données du client et les montants correspondants sont automatiquement saisis et donc facilement traités. C'est pourquoi l'OCR est communément appelé "logiciel de numérisation et de reconnaissance".

OCR et numérisation : le processus

Logiciel OCR et traitement des factures

Le traitement automatisé des factures commence par une bonne saisie des données. Il n'y a pas qu'une seule façon d'obtenir une bonne saisie, et vous n'êtes pas obligé de choisir une seule façon. La forme la plus discutée actuellement est la facturation électronique.

Vos fournisseurs ne sont pas (tous) encore prêts pour cela, ou ce système en est encore à ses balbutiements dans votre organisation ? Dans ce cas, les factures papier envoyées par la poste et les factures PDF envoyées par courrier électronique constituent également d'excellentes entrées pour le traitement automatisé des factures. Pour ce faire, vous avez besoin d'un bon logiciel de numérisation et de reconnaissance pour "traduire" les factures pdf.

Mais une facture au format pdf est déjà numérique, n'est-ce pas ?

Numérique est un terme large. En effet, un pdf est un fichier numérique, mais pour le traitement automatique des factures dansEasy Invoice, par exemple, les données qu'il contient sont similaires à celles d'une facture papier. Dans sa forme originale, on ne peut plus faire grand-chose.

Pour automatiser le traitement des factures en format pdf, vous avez besoin d'un outil d'OCR. Sans solution OCR, vous n'avez d'autre choix que de retaper les données de la facture pour les traiter ultérieurement. Une tâche qui demande beaucoup de travail et qui est sujette à des erreurs.

Notre solution OCR ; Easy Recognition

Easy Recognition est la solution logicielle OCR d'Easy Systems qui offre deux options. Vous pouvez choisir d'externaliser entièrement la numérisation et la reconnaissance ou de conserver une partie du processus en interne.