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Étude de cas


Bercomex Isah & Accountview

Professionnalisation du processus de facturation

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Professionnalisation du processus de facturation

Bercomex aide ses clients en utilisant une technologie de pointe pour traiter et regrouper efficacement les fleurs coupées. Il peut s'agir d'une solution standard efficace, mais aussi d'un système high-tech sur mesure. Ces systèmes de traitement permettent de traiter les fleurs de manière plus efficace et d'améliorer la qualité, ce qui convient à un marché de plus en plus exigeant.

Le passage au travail numérique

Bercomex a choisi de professionnaliser davantage ses litiges grâce à la solution d'Easy Systems. Avant que Bercomex n'utilise cette solution, le processus était basé sur le papier et tout était fait à la main. Rob Kuin, contrôleur de gestion et responsable de tous les processus et rapports financiers au sein de Bercomex, explique : "Les données des factures papier et des factures PDF étaient transcrites à la main, imprimées et envoyées dans l'organisation, puis stockées dans des dossiers d'archives."

Dans la pratique, cette procédure papier était souvent source d'ambiguïté. Il n'était pas clair, par exemple, à qui appartenait telle ou telle facture, ce qui rendait difficile un suivi correct du calendrier.

Bercomex 300

"Un autre problème que nous rencontrions était que nous n'avions que peu ou pas d'informations sur le statut financier des factures qui n'avaient pas encore été saisies.

Désormais, dès que les factures sont scannées, nous savons déjà quelles sont les dettes encore en suspens, ce qui nous a permis d'améliorer la planification des liquidités" Rob Kuin, Business Controller chez Bercomex

En lien avec Isah

Bercomex était à la recherche d'un partenaire ayant une solide expérience de l'interface avec Isah en tant que progiciel de gestion intégré (ERP) et avec Accountview en tant que progiciel financier. Easy Systems est le partenaire produit d'Isah et compte également plusieurs clients pour lesquels un lien entre Isah et Easy Invoice a déjà été réalisé. Rob poursuit :

"En outre, Easy Systems a été en mesure de nous offrir une certitude quant au coût et à la durée de la mise en œuvre. Les délais ont également été respectés. Dans le respect du budget convenu !"

Planification et étapes

L'une des raisons pour lesquelles Bercomex a choisi Easy Systems comme fournisseur était son calendrier de mise en œuvre serré. "Nous en sommes très satisfaits. Le planning initial a été mis en œuvre et respecté exactement comme promis. Quelques rapports supplémentaires ont été intégrés au cours du projet, car nos exigences allaient au-delà des rapports standard d'Easy Invoice. Il s'est également avéré que nous avions besoin de plus de licences que prévu. Cependant, nous avons réussi à résoudre ces problèmes ensemble."

Rob Kuin donne un conseil aux autres entreprises prêtes à passer au traitement numérique des factures : "Assurez-vous de savoir clairement à l'avance comment fonctionne votre processus et quelles sont les améliorations que vous envisagez. Cela évite les ambiguïtés de part et d'autre et garantit une mise en œuvre rapide et sans heurts."

Résultats obtenus

"Notre objectif n'était pas tant d'économiser de la main-d'œuvre. Nous étions surtout préoccupés par une partie de la numérisation et un flux de travail automatisé. L'effet secondaire agréable est que nous traitons aujourd'hui 15 % de factures en plus dans le même laps de temps." Rob mentionne d'autres résultats/avantages clés :

  • Plus de contrôle sur le processus et donc une nette amélioration de la qualité ;
  • Récupération rapide et facile des factures ;
  • Possibilité de fixer et d'attribuer des limites d'autorisation ;
  • Visibilité numérique de toutes les factures pour tous les détenteurs de budget. Cela a permis d'améliorer le contrôle du contenu des factures ;
  • Plus d'informations sur les détails, sur ce qui est commandé à tel ou tel créancier ;
  • L'audit externe (par le commissaire aux comptes) a été considérablement simplifié.

"L'un des principaux avantages est que nous avons désormais une meilleure vue d'ensemble du budget des liquidités, ce qui en facilite la gestion".

Le partenariat avec Easy Systems

"La coopération avec Easy Systems a été excellente. Nous avons été bien conseillés lors de la préparation du projet et pendant sa mise en œuvre. Une valeur ajoutée importante en ce qui me concerne est qu'Easy Systems a respecté ses engagements. Comme convenu au préalable, le projet a été réalisé dans les délais et le budget impartis. La bonne collaboration entre Easy Systems et notre fournisseur d'ERP Isah y a certainement contribué.

"Je recommanderais donc sans hésiter un tel processus avec Easy Systems comme fournisseur. Surtout si vous travaillez avec Isah comme nous !"

 


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