Réduction de moitié du temps de traitement des factures d'achat
Rotodyne Asselbergs est un spécialiste de la conception, du développement et de la fabrication de ventilateurs industriels. Rotodyne Asselbergs travaille pour des clients dans une grande variété de secteurs industriels tels que l'ingénierie mécanique de l'industrie alimentaire, la marine et l'offshore, l'ingénierie des procédés, etc.
Des opérations qui prennent du temps
Avant que Rotodyne n'utilise la solution d'Easy Systems, la saisie des factures d'achat était une activité qui prenait beaucoup de temps. "En tant qu'organisation relativement petite, cela met une pression considérable sur la capacité disponible. Une capacité qui pourrait être utilisée de manière plus significative pour contribuer aux opérations et/ou aux ventes. Étant donné que la facturation numérique devient de plus en plus courante et que les fournisseurs sont également prêts à y participer, nous avons décidé de chercher un fournisseur qui pourrait nous soutenir dans ce processus", explique Esther.
Réduction de la charge administrative
Les résultats escomptés de Rotodyne comprenaient la réduction de la charge administrative créée par la saisie manuelle des factures et la création d'un processus plus clair de circulation, de vérification et d'approbation.
"Un autre avantage est que la solution d'Easy Systems nous a plus ou moins obligés à introduire les bons de commande de manière plus complète dans le progiciel de gestion intégré et à comptabiliser les recettes. Cela nous a permis d'avoir une meilleure vue d'ensemble.
L'établissement d'un lien avec Isah est un plus
"Un atout majeur dans le choix d'Easy Systems a été le lien éprouvé avec le progiciel de gestion intégré Isah que nous utilisons. En outre, le processus préliminaire a pris beaucoup de temps pour écouter l'énoncé de notre problème spécifique et fournir une démonstration ciblée en réponse à celui-ci.
Automatiser étape par étape
Esther poursuit : "Le projet s'est déroulé sans problème et la date de démarrage prévue a été respectée. Pour nous familiariser avec le fonctionnement du système et gagner en confiance, nous avons choisi de vérifier les factures qui étaient traitées numériquement au début. Nous avons ensuite procédé à l'automatisation d'une étape à la fois (approbation automatique). La collaboration pendant le projet a été très agréable. Depuis le premier contact avec le gestionnaire de compte jusqu'au consultant qui a supervisé la mise en œuvre.
Un gain de temps considérable
Lorsqu'on lui demande ce que la mise en œuvre d'Easy Invoice a apporté à Rotodyne, Esther répond :
"En mettant en œuvre la solution d'Easy Systems, nous passons désormais la moitié du temps à traiter les factures d'achat. En ce qui nous concerne, l'automatisation de ces processus administratifs apporte une valeur ajoutée évidente à l'organisation. Nous pouvons désormais consacrer plus de temps à des tâches qui contribuent directement aux résultats de notre organisation."
Interface avec Isah et Accountview
La particularité de ce cas est que Rotodyne utilise le progiciel de gestion intégré Isah en combinaison avec le progiciel de comptabilité financière Accountview. Isah est un système ERP utilisé par plusieurs organisations, en particulier dans l'industrie manufacturière. Easy Systems est le partenaire produit d'Isah et le seul à offrir une interface standard avec Isah. Une exigence importante pour Rotodyne.