De la facturation numérique à la facturation électronique
Verum transmet à ses participants les factures qu'elle reçoit des fournisseurs contractuels affiliés. Par exemple, Stinis (l'un des participants de Verum) reçoit chaque année un grand nombre de factures de Verum. "Stinis voulait se débarrasser du processus par lequel les factures en format pdf devaient être scannées, reconnues et traitées par un logiciel OCR", explique Edward. "Bien que le logiciel OCR représente un progrès considérable par rapport à la saisie manuelle des factures, ce processus nécessite encore souvent un travail manuel et constitue une étape supplémentaire dans un processus qui n'en a pas réellement besoin.
Edward poursuit : "En réponse à la demande de Stinis, Verum est passé de l'envoi de factures en format pdf à l'envoi de factures électroniques via le réseau Peppol". Stinis utilise le logiciel de traitement des factures Easy Invoice pour traiter les factures entrantes. Ce logiciel est "compatible Peppol". Cela signifie que le logiciel est capable de récupérer les factures électroniques du réseau Peppol et de les traiter directement, sans l'intervention d'un logiciel OCR.
Qu'est-ce qu'une facture Peppol ?
Une facture Peppol est un fichier de données électroniques structuré, construit selon une certaine norme. Comme la facture est constituée de données, et non d'une image à lire comme un PDF, elle peut être lue et traitée directement par votre flux de travail ou votre système ERP/financier sans l'intervention d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Le passage du format PDF aux factures électroniques permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais aussi de minimiser le risque d'erreurs et de simplifier le processus. Il permet également de réduire les coûts en éliminant le besoin d'un logiciel d'OCR et en réduisant le temps consacré aux factures non imprimées.
Les avantages de la facturation électronique via Peppol
"Nous ne nous sommes pas contentés de passer à la facturation électronique parce qu'un participant l'a demandé. Outre le fait que nous accordons de l'importance au service et au conseil à nos participants, nous pensons tout simplement que la facturation électronique par l'intermédiaire de Peppol est une mesure intelligente et tournée vers l'avenir qui peut être très bénéfique pour nos participants", déclare Edward.
Les avantages peuvent être divisés entre la réception (et éventuellement l'envoi) de factures électroniques en général et la facturation électronique utilisant le réseau Peppol.
Les avantages de la facturation électronique
- Une facture électronique peut être directement lue et traitée dans votre logiciel de manière entièrement automatique, sans actions manuelles supplémentaires. Plus besoin de solution de numérisation et de reconnaissance (OCR).
- Processus sans erreur : une facture électronique contient des données créées pour être traitées par des systèmes. Ces données ne peuvent pas être mal interprétées ou mal lues.
- Processus rapide et efficace : les informations contenues dans la facture sont transférées directement dans votre système, sont comparées plus rapidement et peuvent, sans aucune intervention manuelle, être traitées ultérieurement.
- Finis les coûts d'impression et de papier et économies sur l'espace et les coûts d'archivage.
Grâce à la possibilité d'envoyer désormais nos factures sous forme de factures électroniques, nous aidons nos participants à optimiser le processus de facturation.
Les avantages de Peppol
- Sécurité : les factures envoyées par Peppol sont cryptées et ne peuvent donc pas être interceptées ou modifiées en cours de route.
- Authenticité : grâce à l'enregistrement basé sur des numéros d'identification uniques (numéro de chambre de commerce, de TVA ou d'OIN), l'expéditeur de la facture est toujours connu et les factures fantômes n'ont aucune chance.
- Portée : Peppol est une initiative européenne conforme aux normes européennes. Le grand avantage de cette initiative est que les utilisateurs de Peppol bénéficient immédiatement d'une portée très large grâce à une seule connexion.
- Respecter les lois et les réglementations ; avec Peppol, le mouvement sécurisé des données conformément à la loi sur la protection des données est entièrement couvert. En outre, la piste d'audit est automatiquement enregistrée. En d'autres termes, le chemin parcouru par la facture numérique au sein du réseau est étanche et vérifiable. Y compris pour les parties importantes telles que le comptable et les autorités fiscales.
La valeur ajoutée pour les participants à Verum
En investissant dans la facturation électronique via Peppol pour ses participants, Verum remplit son rôle d'organe consultatif et d'élément de la numérisation de la chaîne.
Edward résume : "Avec la possibilité d'envoyer désormais nos factures sous forme électronique, nous aidons nos participants à optimiser le processus de facturation, notamment en minimisant le risque d'erreurs et en augmentant la rapidité du travail. En outre, cela permet également de réaliser d'importantes économies. C'est donc une situation gagnant-gagnant !
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités en matière de facturation électronique ? Prenez alors contact avec Easy Systems.
