Heliox
Het automatiseren van de factuurverwerking

De voordelen voor Heliox

Hoe zag het proces eruit voordat er geautomatiseerd werd? Jan Willem licht toe: “Voordat we het proces hadden geautomatiseerd, werd elke factuur twee keer uitgeprint. Hiervan werd één kopie in een ‘kopieën map’ gearchiveerd en één kopie werd, met stempel, naar de verantwoordelijke gebracht. Veel papieren rompslomp waar veel fouten gemaakt konden worden. Nu alles geautomatiseerd is, besparen we enorm veel tijd en papier. We zijn geen facturen meer kwijt en ik heb controle over de gehele inkoopflow. Dat betekent geen nare verrassingen meer! Daarnaast weet ik elk moment van de dag hoe het ervoor staat. Dat is met name belangrijk als het gaat om cashflow planning.”

Een leverancier die meedenkt en adviseert

“Ik heb al meerdere IT- projecten gedaan,” vertelt Jan Willem, “en waar Easy Systems zich onderscheidde, is dat er echt wordt meegedacht vanuit de klant. In eerste instantie is Easy Systems gekozen als leverancier om de gebruiksvriendelijkheid van de software, het feit dat jullie een bewezen koppeling met MS Dynamics NAV én een samenwerking met onze NAV leverancier hebben, en omdat de prijs goed was. Maar waar Easy Systems uiteindelijk echt het verschil heeft gemaakt is in de samenwerking.

Het is een combinatie van snappen hoe wij het als klant aanpakken en toch duidelijk advies geven als er dingen zijn die beter kunnen dan dat wij ze bedacht hebben. In mijn eerdere IT-ervaringen moesten wij vaak precies uitleggen hoe we het hebben wilden, terwijl je juist bij zo’n project op zoek bent naar een partner die adviseert en richting geeft. Easy Systems denkt actief mee in hoe we het beter kunnen doen en neemt echt een adviesfunctie in. Met name de implementatieconsultant heeft hierin een belangrijke rol gespeeld. Hij was heel pragmatisch in het oplossen van zaken.”

Jan Willem vervolgt: “Het traject startte eigenlijk met een uitgebreide definitiestudie in twee rondes. Dit heb ik als heel waardevol ervaren. Dit heeft ons enorm geholpen om te begrijpen hoe het proces eruit komt te zien. Ik raad anderen dan ook zeker aan veel aandacht aan dit onderdeel te besteden. Hier heb je later profijt van.”

Eigenlijk is Jan Willem over de gehele samenwerking positief te spreken: “Dit is niet echt toe te wijzen aan 1 aspect, maar is een optelsom van verschillende zaken:

• Tijdens de implementatie was er sprake van een goede mix van technische vereisten van het systeem en de dagelijkse praktische manier van werken.
• Zowel de projectmanager als de consultant waren altijd direct bereikbaar, zonder ingewikkelde ticketsystemen.
• De flexibiliteit van Easy Systems was veel groter dan bij anderen.
  We werden goed geholpen en begeleid. Bij iedere stap wisten we wat er stond te gebeuren en zijn we als het ware aan de hand genomen. Als voorbeeld: Ik werd door de projectmanager regelmatig herinnerd aan deadlines en nog op te leveren stukken, zonder dat het als vervelend overkwam.
• De medewerkers kregen een gedegen training en de consultant kwam nog terug voor een nazorgdag.
• De samenwerking en communicatie voelde heel vertrouwd.”

De toekomst

De factuurverwerking is geautomatiseerd en is een mooie stap geweest richting een zo optimaal mogelijk finance proces.

Is Heliox nu klaar of zijn er nog meer plannen? “Intern wordt het proces rondom goederenontvangsten nog niet goed uitgevoerd. Als we hier nog wat benodigde stappen in nemen, gaan we naar een nog hogere mate van automatisering. Dan kunnen namelijk álle inkopen automatisch gematcht worden met de inkoopfacturen en de ontvangsten, waardoor er ook hier geen handmatige tussenkomst meer nodig is.”

Hiermee is het wat Jan Willem betreft nog niet klaar. Hij ziet nog veel meer mogelijkheden om de processen bij Heliox te optimaliseren. “Zo hebben we ook de uitrol van Easy Expense, de oplossing voor het automatiseren van het declaratie proces, op de planning staan, gaan we zowel Easy Invoice als Easy Expense ook bij ons zusterbedrijf in Breda gebruiken en zal een volgende stap zijn om ook al onze vestigingen in het buitenland over te zetten. Duitsland draait inmiddels al en de Verenigde Staten is de volgende.”

Als hij het project over kon doen was er wellicht één punt wat Jan Willem achteraf anders had aangepakt. “Ik denk dat ik achteraf gezien de Inkoopafdeling eerder in het proces betrokken had. Zowel qua training als in het meenemen van de mensen in waarom we deze stap maken. Dit had er waarschijnlijk toe geleid dat we al wat verder waren geweest als het gaat om de automatisering van het proces op de inkoopafdeling.”

Tot slot

Meer en meer organisaties maken de stap om hun processen steeds verder te automatiseren en optimaliseren. Jan Willem: “Als het gaat om het factuurverwerkingsproces, denk ik dat geen enkel bedrijf zonder een dergelijk systeem kan. Zeker als er sprake is van een groei zoals wij die nu doormaken. Easy Invoice als software oplossing is daarbij zeer gebruiksvriendelijk, gemakkelijk en intuïtief.

Wilt u graag meer weten over de mogelijkheden met betrekking tot e-facturatie? Neem dan contact op met Easy Systems.

of