De Uitdaging
In de oude situatie werden alle inkoopfacturen geboekt in Infor Visual en bewaard in ordners op volgorde van leverancier. Hierin werd een onderscheid tussen onbetaald en betaald aangehouden. In Infor Visual werden de facturen gematcht met de bijbehorende inkooporder (PO) voor prijs en goederenontvangst. Sandra Verheijen – Jonkers, controller bij Nedinsco vertelt: “Als de 3-way match in orde was, dan was er niet zoveel aan de hand en ging de factuur de map ‘Te betalen’ in. Als er echter geen PO was, of er was een afwijking in de prijs, dan ging een papieren kopie van de factuur de organisatie in. Dit was ook het geval bij autorisatie op factuurniveau. Een vrij omslachtig en tijdrovend proces.”
De Oplossing
In de zoektocht naar een oplossing voor het automatiseren van de factuurverwerking, kwam Quartess met het bericht dat zij een samenwerking waren aangegaan met Easy Systems voor het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen. Sandra Verheijen – Jonkers vervolgt: “Laat dit nou hetgeen zijn waar Nedinsco naar op zoek was. Na een geslaagde demonstratie waren we redelijk snel overtuigd dat dit een mooie oplossing zou zijn voor Nedinsco. Het zoeken naar een andere partij is toen gestaakt. Mede omdat elke andere partij speciaal software zou moeten ontwikkelen om een koppeling te kunnen realiseren tussen de beide pakketten. Quartess nam zelf de verantwoording op zich om de koppeling tussen Easy Invoice en onze Infor Visual database te realiseren. Daarnaast was ook de prijsstelling naar tevredenheid en dus werd de keuze voor Easy Invoice gemaakt.”
De Implementatie
Nadat de keuze voor de combinatie tussen Infor Visual en Easy Invoice was gemaakt, startte het implementatie traject en vervolgens het testen. Sandra Verheijen – Jonkers: “Aangezien Nedinsco de eerste klant voor Easy Systems was die gebruik maakte van een Oracle Database, heeft deze fase langer geduurd dan normaal. De connector is uiteindelijk middels API’s gerealiseerd waardoor een stabiele interface is ontstaan die versie onafhankelijk werkt.”
De voordelen
In april 2019 is Nedinsco live gegaan en worden de facturen geautomatiseerd verwerkt.
"We kunnen na dit eerste jaar wel met volle tevredenheid terugkijken. De afhandeling van facturen gebeurt volledig digitaal."
"Medewerkers die moeten autoriseren zien volledige historie van de acties, er kunnen notities worden gemaakt die ook weer voor iedereen toegankelijk zijn en de facturen zijn ten alle tijden inzichtelijk. Ook de status van facturen is duidelijk, dus geen zoeken weer naar waar welke factuur zich bevindt. Kortom wij zijn erg tevreden. Natuurlijk zijn er na live gang nog wat problemen naar voren gekomen maar ook deze zijn naar alle tevredenheid opgelost.”
