Wanneer je werkt met een handmatig proces voor factuurverwerking, heb je vaak te maken met frustraties. Gebrek aan overzicht is er daar één van. Dat wordt extra vervelend wanneer je een leverancier aan de lijn hebt die vraagt waarom zijn factuur nog niet is afgehandeld. Je wilt hem toch niet het antwoord schuldig blijven? Dit is eenvoudig te voorkomen wanneer je je proces voor factuurverwerking automatiseert. Automatische factuurverwerking biedt grote voordelen voor een financiële afdeling die wil voldoen aan de verwachtingen van de eigen organisatie.
1. Kortere verwerkingstijd
Het eerste voordeel is een kortere verwerkingstijd. De grootste tijdsbesparing zit al aan de voorkant van het proces. Handmatig gegevens overnemen en facturen inboeken is met een intelligente scanoplossing (OCR software) verleden tijd. Met behulp van deze scan en herkensoftware worden papieren facturen nadat ze gescand zijn automatisch afgelezen. Bij facturen in pdf is scannen niet eens nodig; die worden automatisch uit een e-mailbox opgepikt. Met behulp van slimme integraties worden de afgelezen gegevens in de juiste systemen geplaatst voor verdere verwerking. Elektronische facturen slaan meer stappen over, die gaan rechtstreeks de goedkeuringsflow in.
Bij automatische factuurverwerking legt het proces vervolgens dezelfde route af als bij een handmatig proces. Daar heb je tenslotte procuratieschema's voor ingericht. Daarentegen kun je de automatiseringsslag natuurlijk aangrijpen om ook hierin verbeteringen door te voeren. Bij een handmatig proces gaat een papieren factuur letterlijk stap voor stap van de één naar de andere budgethouder. In een geautomatiseerd proces kunnen meerdere budgethouders, die dezelfde digitale factuur moeten goedkeuren, deze tegelijkertijd onder ogen krijgen. Wel zo efficiënt. Vereist het procuratieschema dat er wel een volgorde zit in het goedkeuren van de digitale factuur? Geen probleem! En een digitaal seintje zorgt ervoor dat het proces lekker vlot doorloopt. Het wordt tijd om van die vroege betalingskortingen gebruik te gaan maken!
2. Altijd overzicht
Waar een factuur zich ook in het proces bevindt; bij automatische factuurverwerking heb je altijd realtime inzicht in de status van een factuur. Is de factuur bijvoorbeeld ‘on hold’ gezet? Dan weet je precies door wie en waarom. Alles wat er met de factuur gebeurt, wordt namelijk geregistreerd. Dit levert ook een volledige audit trail op.
Budgethouders krijgen automatisch reminders van facturen die ze moeten controleren en/of goedkeuren. Is de factuur eenmaal goedgekeurd, dan krijgt de financiële afdeling een melding dat de factuur betaalbaar gesteld kan worden. En die leverancier die vraagt of de betaling al is doorgevoerd? Die kun je met één druk op de knop een statusupdate geven. Als hij al belt natuurlijk, want de kans is groot dat een digitale factuur ruim binnen de betalingstermijn is afgehandeld.
3. Facturen raken nooit kwijt
Werk mee naar huis nemen en op een rustig moment buiten kantoor de facturen goedkeuren? Dat kan gewoon zonder dat je het risico loopt dat die facturen kwijt raken. Facturen die vroeger op je bureau lagen, kunnen niet meer per ongeluk tussen andere documenten belanden en zo verdwijnen in een verkeerde ordner of bij het oud papier. Lekker, zo’n opgeruimd bureau, en de factuur is altijd digitaal beschikbaar.
4. Accuraatheid
Door het proces te automatiseren en gebruik te maken van de eerder genoemde OCR software of – nog een stapje moderner – van Peppol, wordt het aantal fouten geminimaliseerd. Geen lees- of typefoutjes meer, bedragen verkeerd overnemen of de verkeerde kostenplaats invullen. Geen onterechte en/of dubbele betalingen meer, en in het geval van Peppol, altijd 100% zekerheid over de afzender. Zo betaal je dus ook geen spookfacturen meer. Klopt er iets niet, dan is dat gelijk duidelijk en daarmee ook een stuk sneller op te lossen.
5. Digitaal archief
Automatische factuurverwerking maakt een einde aan de papieren rompslomp en de bijbehorende noodzakelijke archiefruimte met stoffige ordners, die veel te vol gepropt zitten. Komt de accountant langs en wil hij een specifieke factuur zien? Je hoeft niet meer het archief in te duiken, je zoekt gewoon op factuurnummer en de juiste factuur staat direct op je beeldscherm. Het wordt nog makkelijker als de accountant een eigen account met leesrechten heeft, zodat je er zelf helemaal geen tijd aan hoeft te besteden. Wil de budgethouder even een digitale factuur terugkijken? Dan kan hij zelf de factuur online oproepen via zijn eigen archief. Ideaal toch? Omdat je werkt met een digitaal archief kun je ook een hoop ruimte besparen op al die archiefkasten. Nu nog bedenken wat je ermee gaat doen: verhuren, verhuizen naar een kleiner pand (het komt echt voor!) of de kantoorruimte anders inrichten?
6. Geprofessionaliseerde afdeling
Doordat je minder handmatig werk hebt, bespaar je een hoop tijd. Die tijd kun je efficiënter indelen door bijvoorbeeld meer focussen te op strategisch advies. Digitaal facturen afhandelen is ook ontzettend kostenefficiënt: je kan meer werk doen met minder mensen. De tijdsbesparing zorgt ervoor dat FTE's anders kunnen worden ingevuld met het grootste voordeel voor de financieel professional dat hij of zij er uitdagender werk voor terugkrijgt.
Wil je meer weten?
Ik heb de belangrijkste aandachtspunten voor automatische factuurverwerking op een rijtje gezet in een whitepaper. Deze kun je hier lezen.
 |
|