Automatiseren is feitelijk niets anders dan het digitaliseren van werkprocessen en afspraken. En in dat traject rijst al snel de vraag wie er verantwoordelijk is voor een bepaald procesonderdeel, bijvoorbeeld het goedkeuren van facturen.
Aan het woord is Hajo Koster, Accountmanager bij Easy Systems: ‘Wanneer ik deze vraag stel terwijl ik aan tafel zit met de budgethouder en iemand van de financiële administratie, dan ontstaat er vaak een interessante situatie, omdat beide personen menen verantwoordelijk te zijn voor de benoemde taak.
In praktijk hebben ze meestal beiden gelijk, omdat dit proces vanuit hun expertises bezien inderdaad een gedeelde verantwoordelijkheid is. De financiële administratie zorgt er immers voor dat de factuur getoetst en op de juiste manier geboekt wordt, terwijl de budgethouder in een groter geheel naar het bedrag en de besteding daarvan kijkt.
Het gaat er uiteindelijk om dat men met elkaar wil samenwerken zodat het proces dat eerst handmatig was op de meeste optimale manier geautomatiseerd kan worden.
Samen maar dan écht
‘Het zijn écht de wil en de bereidheid om samen te werken die het succes van procesdigitalisering bepalen. En dat proces vraagt om gedragsverandering waar onderling begrip en ruimte voor elkaars rol key zijn. Als deze ontwikkeling goed verloopt dan ontstaat er een bedrijfsvoering waarbinnen mensen zich alleen nog bezighouden met de uitzonderingen, omdat de andere taken zoveel mogelijk gestandaardiseerd zijn.
Denk bijvoorbeeld aan die manager die voorheen dagelijks tientallen facturen goedkeurde zonder deze echt te bekijken. Bij digitalisering van het proces komen alleen de afwijkingen bovendrijven, waardoor er in de regel veel aandachtiger gekeken én beoordeeld wordt. Het behoeft weinig toelichting dat die laatste manier van werken een positief effect op het efficiënter indelen van je werkzaamheden en aandacht hebben voor relevante zaken…’
Met elkaar aan de tekentafel
‘Ik raad aan om degenen die te maken krijgen met de nieuwe manier van werken, al aan het begin van het proces bij de veranderingen te betrekken. Want een nieuw proces wordt alleen succesvol als de mensen die er mee moeten werken achter de nieuwe systematiek staan. Want hoe je het ook wendt of keert: softwarematig kunnen we alles bouwen, maar het is uiteindelijk de méns die bepaald of iets omarmd of juist afgestoten wordt.
En ik geloof dat digitaliseren absoluut succesvol is wanneer je eenmaal begrijpt dat je mensen in hun kracht moet zetten door ze repeterend, weinig uitdagend werk uit handen te nemen en ze er interessante uitdagende taken voor terug te geven. Gewoon lekker ouderwets doen waar je goed in bent en waar je enthousiast van wordt, maar dan mét een digitaal randje.’
Ook aan de slag met processen automatiseren?
Nodig ons eens uit voor een goed gesprek. Neem contact met ons op.
