Besparen op het accorderen van declaraties

Het declaratieproces digitaliseren, hoeveel bespaar je daar nou mee?

Deel 2 - Besparen op het accorderen van declaraties

Door het declaratieproces niet meer op papier te doen, maar te digitaliseren bespaar je tijd en kosten. Maar hoeveel kun je dan besparen? Het declaratieproces bestaat uit drie processtromen. Op alle drie die stromen valt te besparen. In een serie blogs bekijken we het proces vanuit de declarant, de manager/budgethouder en de financiële afdeling. In dit blog staat het proces van de manager/budgethouder centraal: het accorderen van declaraties.

Het beoordelen van declaraties

Ben je manager of budgethouder? Dan komen de papieren declaraties die zijn ingediend op jouw bureau terecht. Als manager krijg je van je hele team declaraties binnen. En zeker wanneer een teamlid kosten heeft gemaakt op eigen rekening of kasgeld heeft gebruikt, wil je ze niet te lang laten liggen en de gemaakte kosten zo snel mogelijk vergoeden, dan wel de kas verantwoord hebben.

Daarnaast heb je te maken met diverse medewerkers die van een company-creditcard gebruikmaken, waarbij de afdeling Finance van jou een verantwoording van de gemaakte kosten verwacht. Die moet je nog opvragen bij de betreffende medewerkers. Je begint met de stapel declaraties die je op je bureau hebt.

Stuk voor stuk loop je ze na. Driekwart kun je afhandelen en keur je goed, maar voor een kwart geldt dat helaas niet. Uitspraken als ‘uit de omschrijving kan ik niet opmaken waar de kosten voor gemaakt zijn, vul dat nog even aan.’ of ‘Bij welk project horen deze kosten thuis? Want die moeten we doorberekenen aan de klant’ klinken je medewerkers vast herkenbaar in de oren.

Je loopt zelf even langs bij je team om de niet complete formulieren terug te brengen en vervolgens langs Finance om de goedgekeurde declaraties verder af te handelen.

Per declaratie kost je dit gemiddeld 5 minuten*.

Digitaal declaraties beoordelen

Hoe anders is het als deze declaraties digitaal worden ingediend. Omdat medewerkers direct een foto maken van een bon zijn ze over het algemeen veel sneller met het indienen van declaraties. Dit ‘taakje’ wordt niet meer uitgesteld tot het einde van de maand of het kwartaal, waardoor je niet ineens een hele bulk tegelijk moet beoordelen. Zodra je een melding krijgt dat er een nieuwe declaratie goedgekeurd moet worden, pak je het direct op. Een goedgekeurde declaratie gaat automatisch naar Finance voor verdere verwerking en je medewerker kan dit ook zien vanuit zijn omgeving. Per declaratie kost dit nu gemiddeld nog maar 1 minuut**; een besparing van 4 minuten.

Inzicht in alle gemaakte kosten

Naast de besparing in tijd heeft een digitaal declaratieproces nog meer voordelen. Je hebt altijd en overal duidelijk inzicht in de gemaakte kosten. Een andere prettige bijkomstigheid is dat je niet meer ‘lastig gevallen’ wordt door ‘ongeduldige medewerkers’ die willen weten of je al gekeken hebt naar hun declaratie. Natuurlijk staat je deur altijd open voor je team, maar liefst bespreek je inhoudelijke zaken en geen bijzaken zoals een declaratie. Je bent eindelijk af van die hele papierhandel op je bureau; netjes en georganiseerd kun je alle declaraties wegwerken.

Hoeveel tijd kost je eigen declaratieproces?

Wie meegerekend heeft en de besparingen meetelt die je met indienen en verwerken kunt realiseren, heeft een goed beeld van de gemiddelde besparing in tijd. Beter nog, ga eens na in je eigen proces hoe lang de doorlooptijd is per deelproces. Vergeet hierin niet mee te nemen hoeveel tijd het kost als een declaratie bewerkt moet worden omdat het niet compleet was of niet correct was.

Declaratiemanagement is onderdeel van het purchase to pay proces. Benieuwd hoe dit hele proces van aankoopaanvraag tot betaling in zijn werk gaat en hoe je dit kunt automatiseren? Lees het in onze whitepaper:

*Gebaseerd op online research en de ervaringen van onze klanten.
**Gebaseerd op de ervaringen van gebruikers van onze app.