U zou ze de kost niet willen geven: bedrijven die hun contracten op verschillende plekken in het bedrijf, soms zelfs nog in fysieke ordners, bewaren. Gelukkig ontdekken steeds meer organisaties welke voordelen goed georganiseerd contractmanagement ze biedt. We zetten deze 5 voordelen even voor u op een rijtje:
1. Digitaal contractbeheer: alle informatie altijd en overal beschikbaar
Stelt u zich voor: bij elk contact met uw leverancier heeft u alle informatie direct bij de hand. Looptijd, verlengingsmogelijkheden, speciale afspraken enzovoort: alles is anywhere, anytime, anyplace inzichtelijk. Kortom, er ontstaat een compleet overzicht. En collega’s? Die kunt u toegang verlenen zodat ze zelf bij alle informatie kunnen die ze nodig hebben, dat scheelt uw afdeling weer tijd.
2. Contractautorisatie: duidelijkheid over wie wat mag
Door alleen geconfronteerd te worden met de uitzonderingen en zaken die niet juist zijn, wordt er van de interne organisatie minder tijd gevraagd waardoor deze direct minder wordt belast. Fouten zoals bijvoorbeeld onterechte indexatie, worden sneller geconstateerd.
Bij inrichting van dit proces wordt u gedwongen om de abonnementen en verplichtingen onder de loep te nemen, waardoor dubbele kosten zo vaak worden voorkomen. Bovendien ontvangt u tijdig een notificatie wanneer een contract op het punt staat te verlengen.
3. Contractmatching: automatische koppeling van terugkerende betalingen
Wanneer een nota (bijvoorbeeld van telefonie) elke maand even hoog is, dan hoeft er door inzet van contractmatchingssoftware geen budgethouder meer zijn tijd aan de goedkeuring van de facturen te verspillen. Dit procesdeel wordt overgenomen door de software die binnenkomende facturen automatisch matcht aan het betalingsschema van het contract.
De boeking komt direct op de juiste grootboekrekening terecht en alleen de uitzonderingen hoeven beoordeeld te worden. Dat scheelt tijd, energie én in sommige gevallen ook nog frustratie.
4. Facturatiebewaking
Binnen nagenoeg alle bedrijven worden budgetten afgesproken, zoals bijvoorbeeld met uw marketingafdeling. Stel: zij krijgen een budget van € 500,- per maand toegekend voor het onderhoud van de website. Dit is afgesproken per contract en het contract ID nummer wordt gekoppeld aan dat budget. Wanneer er dan een factuur van € 750,- voor website-onderhoud naar voren komt in het systeem, dan wordt deze volledig automatisch tegengehouden en er wordt een notificatie afgegeven..
5. Contractmanagement bespaart geld
Door alleen te hoeven focussen op de uitzonderingen, dus eigenlijk de facturen die niet overeenkomen met de afspraken in het contract, wordt van de interne organisatie minder tijd gevraagd. Fouten worden sneller geconstateerd, zoals bijvoorbeeld een factuur die niet gepland was of een factuur die hoger uitvalt dan afgesproken.
Bij de inrichting van dit proces wordt u gedwongen om de abonnementen/verplichtingen onder de loep te nemen. Dubbele kosten worden op die manier voorkomen en u krijgt tijdig een notificatie dat een contract op het punt staat automatisch verlengt te worden.
Contractmanagement = bewustwording
Wanneer bedrijven starten met het automatiseren van hun contractbeheer, dan gaat men automatisch meer nadenken over de processtappen die gevolgd worden. Zo kan er, bij het goedkeuren van een factuur, even snel teruggegrepen worden naar de basisafspraken in het contract.
Prijzen worden efficiënt doorgevoerd, gesprekken met leveranciers zinvoller en dossiers verrijkt met allerlei relevante bijlages. En de juridische mensen binnen uw bedrijf? Die zijn enthousiast omdat er eindelijk een helder systeem is waarin alle afspraken zichtbaar zijn…
Belt u even als u vragen heeft?
