"Wacht niet langer af, maar ga nu écht aan de slag", vindt Hans van der Kolk, expert op het gebied van e-facturatie, "organisaties die nu nog blijven hangen in een oude manier van factureren blijven achter bij de rest.
En met beginnen bedoel ik dat je concreet aan de slag gaat met het omarmen van een aantal standaardformaten op factuurgebied, zoals PEPPOL en UBL-invoices. Dan leg je in elk geval alvast de basis voor structurele verandering. En waarom je dit zou willen? Omdat het overal om je heen gebeurt én je, wanneer je niet tijdig instapt, straks schaakmat staat… en dus te laat bent."
Kies voor kruisbestuiving
Er is een serieuze beweging gaande in facturatieland: meer en meer bedrijven stappen over op elektronisch factureren. En dan niet door pdf-jes in te zetten, maar door écht voor e-invoicing te kiezen. De voordelen zijn enorm. "We merken dat bedrijven die eenmaal om zijn, zich verwonderen over het feit dat ze niet eerder overstapten", aldus Hans. "Want vrijwel direct na de overstap op digitalisering van het proces ervaart men intern het effect van tijdsbesparing.
Dat geldt zeker voor de crediteurenadministratie, die plots tijd vrij ziet komen voor andere zaken. Bijvoorbeeld contact zoeken met een leverancier om het proces over en weer nóg verder te optimaliseren. En dat positieve geluid is mooi én nodig, want juist wanneer mensen intrinsiek gemotiveerd zijn om hun werkwijze aan te passen, dan ontstaat de beste workflow. Iedereen weet wel dat het doorvoeren van een interne verandering bijna ondoenlijk is als mensen het als een opgelegde verplichting zien, waar ze zelf niet écht achter staan."
De overheid doet mee
Er zijn allerlei vertrekpunten waaruit je kunt kiezen als je start met e-invoicing: de overheid informeert bijvoorbeeld ook volop en heeft natuurlijk, in samenwerking met andere landen in Europa, het PEPPOL-netwerk opgezet. Hans: "Besef ook dat je als onderneming een voorbeeldfunctie naar anderen hebt: start bijvoorbeeld zélf ook met het versturen van e-facturen en communiceer daar ook helder over. De markt heeft behoefte aan krachtige voorbeelden die laten zien hoe je dit goed aanpakt. En hoe meer partijen de standaarden omarmen, hoe groter het draagvlak wordt en hoe groter het effect.
Kijk, toen we overstapten van papieren post naar pdf, was iedereen vrij snel om: de voordelen qua besparing in tijd en kosten waren immers hartstikke evident. Met deze nieuwe overstap duurt de transitie wat langer, maar gelukkig is er volop beweging. De remmende factor in dit hele verhaal zit hem inmiddels niet meer in de beschikbare technologieën, maar in de houding van de mensen.
Zo merk ik dat sommige managers nog altijd denken dat er grote infrastructurele veranderingen nodig zijn om een ander door te voeren… En dat is gewoon niet zo", besluit Hans. ‘Ik nodig iedereen uit, die op een praktische en vrijblijvende manier meer wil weten over dit onderwerp dat direct waarde toevoegt aan je onderneming, om contact met me op te nemen.’
