Het contract is getekend en de voorwaarden gaan in. Een paar dagen na het afsluiten van een contract weet je nog precies welke afspraken er zijn gemaakt. Maar een maand later zakt die kennis al wat weg, en na zo’n jaar of drie weet je écht niet meer wat er precies in het contract stond.
Iedere organisatie trapt wel eens in de valkuilen van een contract: een opzegtermijn waar je geen rekening mee houdt waardoor een contract automatisch verlengd wordt, gunstige voorwaarden in het contract waar geen (of niet op tijd) gebruik van wordt gemaakt of prijzen die steeds hoger worden doordat men bij verlenging vergeet opnieuw te onderhandelen. Allemaal met als resultaat dat je onnodig kosten maakt. In dit blog zetten we de vier meest voorkomende valkuilen op een rijtje.
1. Stilzwijgende contractverlengingen
Contracten hebben over het algemeen een vaste looptijd en een hieraan gekoppelde opzegtermijn. Niet alle organisaties hebben deze belangrijke datums echter inzichtelijk. Dit leidt nog wel eens tot gemiste opzeggingen en daarmee tot ongewenste en soms zeer kostbare verlengingen. Neem bijvoorbeeld die Amerikaanse softwaregigant die vergat zijn huurcontract op te zeggen van een leegstaand pand in Amsterdam. Gevolg: de lopende huurovereenkomst werd automatisch verlengd voor een nieuwe periode van vijf jaar, wat het bedrijf miljoenen kostte. Bedrijven maken echter ook onnodig hoge kosten die ze minder snel opmerken. Neem bijvoorbeeld stilzwijgende verlengingen van energiecontracten, waarin vaak duurdere verlengingstarieven zijn opgenomen. En wanneer je alsnog switcht, staat je waarschijnlijk een opzegvergoeding van vijftien procent of meer van de resterende waarde van het energiecontract te wachten.
2. Gemiste onderhandeling
Het is belangrijk om al je contracten, en daarbij de datum waarop je contracten aflopen, in beeld te hebben. Niet alleen omdat je hierdoor niet ongewenst vastzit aan kostbare verlengingen, maar ook omdat je door het missen van een einddatum de mogelijkheid mist om opnieuw te onderhandelen over de contractvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld de prijs. En dat is jammer, omdat er zo ongemerkt geld wegvloeit. Daarnaast zijn er ook contracten die juist automatisch opgezegd worden. Ook die wil je in beeld hebben zodat je ze op tijd kunt verlengen. Doe je dat niet, dan kunnen de voorwaarden bij het opnieuw afsluiten van het contract zomaar minder gunstig zijn.
3. Inkoopkortingen en andere gemiste voordelen
In contracten worden vaak aanvullende voorwaarden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld kortingen achteraf, bonus-malus en andere bijzondere betalingsregelingen, maar ook afspraken over bijvoorbeeld marketing- of mediabijdragen. Het is dan van belang deze scherp te administreren. De praktijk laat zien dat organisaties deze voorwaarden vaak wel vastleggen, maar vervolgens vergeten waardoor er maar al te vaak geen volledige verrekening plaatsvindt. Wie de balans eens opmaakt, kan erachter komen dat hij nog tonnen tegoed heeft van zijn leverancier! Neem het volgende geval: in de raamovereenkomst met een leverancier van facilitaire materialen is afgesproken dat bij een bepaald volume aan inkoop achteraf een korting wordt verrekend. Als je dit echter niet duidelijk administreert en vervolgens vergeet om dit met de leverancier op te nemen, worden deze kortingen nooit verrekend. En dat is zonde.
4. Tussentijdse contractwijzigingen
Het gebeurt regelmatig dat contracten tussentijds aangepast of gewijzigd worden. Veel organisaties hebben geen werkwijze voor het administreren van wijzigingen bij tussentijdse aanpassingen of beëindiging van het contract. Omdat men niet inzichtelijk heeft wat de laatste versie van een contract is, kan dit wel eens leiden tot onduidelijkheid over met welke voorwaarden rekening gehouden moet worden. Het resultaat? Gemiste deadlines, afspraken of kortingen.
De meeste bedrijven zullen bovenstaande valkuilen herkennen. Maar hebben ze hun contractmanagement op orde en doen ze er dus ook alles aan om ze te voorkomen? De gangbare gedachte hierbij is toch vaak: ‘Zo’n vaart zal het bij ons niet lopen’ of ‘Er is tot nu toe nog niks onoverkomelijks gebeurd’. Tótdat er wel een keer een contract met een flinke financiële verplichting doorloopt, of er na jaren geconstateerd wordt dat men grote bedragen aan inkoopkortingen mis is gelopen. Zorg er dus voor dat je vastlegt welke contracten er zijn, wat de voorwaarden zijn en wat de looptijd ervan is. Pas dan heb je controle en overzicht. Door slimme functionaliteiten op te nemen in je oplossing voor contractmanagement kun je onnodige uitgaven tot het minimum beperken.
Waar begin je als je contractmanagement gaat automatiseren? Hoe pak je dit proces aan en waar moet je op letten? Volg deze 5 stappen.