Brainstormen. Alle neuzen dezelfde kant op. Piketpalen slaan en out of the box denken. Er zijn eindeloos veel termen die het creëren van intern draagvlak beschrijven. De ene term is nog exotischer dan de ander, maar uiteindelijk gaan ze allemaal om mét elkaar hetzelfde willen, omdat mensen intrinsiek het nut inzien van de beoogde verandering.
Digitale transformatie doorvoeren? Gebruik de 4 p’s
Een nieuwe, efficiëntere oplossing rondom het automatiseren van factuurverwerking doorvoeren gaat vaak niet zonder hort of stoot. Niet alle medewerkers vinden het makkelijk om met de digitale transformatie om te gaan, om uiteenlopende redenen. Door de verandering van A tot Z uit te leggen, creëer je als financieel manager het interne draagvlak dat je nodig hebt. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van de 4 p’s:
Pijn: wat gebeurt er als we niet tot verandering overgaan? Wat maakt het noodzakelijk om het te doen?
Perspectief: hoe ziet de situatie er voor de collega's op de financiële afdeling uit als het veranderproces voltooid is? Wat zijn de voor- en nadelen? En wat betekent dat dan voor hun werkzaamheden?
Proces: hoe komen we concreet tot de verandering? Welke stappen moeten we ondernemen? Welke drempels komen we tegen en hoe spelen we positief in op tegenslag?
Personen: wat is mijn rol als financieel manager? Wat de rol van mijn collega? Wat verwacht mijn collega dat ik (anders) ga doen en wat kan ik van mijn collega verwachten?
Realiseer je vooral ook dat een succesvolle implementatie van automatische factuurverwerking op 2 manieren verkregen kan worden: doordat de medewerkers de verandering moeten accepteren. Of doordat ze erin geloven. Voel je het verschil?
Draagvlak in je eigen situatie
Wanneer je overstapt naar een geautomatiseerd purchase to pay proces dan wordt het gesprek vaak gestart bij de directie, maar minstens zo belangrijk is het om de collega's op de financiële afdeling tijdig bij het automatiseringsproces te betrekken. Bijvoorbeeld om uit te leggen dat zijn of haar baan niet op de tocht staat, maar dat deze juist interessanter wordt omdat er ruimte voor nieuwe, meer uitdagende financiele taken ontstaat.
Vergeet ook andere afdelingen niet vanaf dag één te betrekken bij de besluitvorming. Welke suggesties of eisen heeft de afdeling IT? En wat te denken van de afdeling Sales? Of Inkoop? Ieder individu kijkt immers vanuit zijn of haar eigen rol binnen de organisatie naar digitale transformatie én levert vanuit die praktische blik ongetwijfeld waardevolle input. Input waar je zelf misschien minder snel aan had gedacht. Kortom, succesvol factuurverwerking automatiseren doe je samen. Breek muren tussen afdelingen af en betrek de juiste personen uit alle lagen van de organisatie, op het juiste moment bij het automatiseringsproces.
Hans van der Kolk
Sales Manager