Waar facturen vroeger altijd per post werden verstuurd, verstuurd men nu vooral pdf’s per email. Tenminste, de bedrijven die nog niet zijn overgestapt op het veilige, betrouwbare en snelle e-invoicing, waarbij facturen middels beveiligd transport worden ontvangen én aangeleverd bij andere partijen. Een e-factuur is een systematisch, digitaal opgebouwd bestand (maar geen pdf), waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek staan. Zo’n e-factuur kan van het verzendende systeem elektronisch en geautomatiseerd worden verwerkt in het ontvangende systeem.
Risico’s versus regelgeving
Dat versturen via e-mail behoorlijk wat risico’s met zich meebrengt hoeft weinig betoog: het per abuis gebruiken van een onjuist e-mailadres, de onzekerheid of de gegevens op de factuur wel overkomen zoals bedoeld én de activiteit van hackers, die met de dag slimmer worden door zich voor te doen als de verzender en zo het geld in hun eigen zakken steken. Het zijn zonder meer thema’s die het versturen van facturen via e-mail achterhaald en risicovol maken. En dan praten we nog niet eens over de hoge boetes die vanuit de meldplicht datalekken kunnen worden opgelegd bij het verlies van gegevens én de overstap van de Rijksoverheid op e-factureren per 1 januari 2017 wat betekent dat al hun leveranciers hun facturen bij nieuwe inkoopovereenkomsten elektronisch moeten aandienen. Die keuze wordt natuurlijk niet zomaar gemaakt…
Europese richtlijn wordt van kracht
Ieder jaar versturen miljoenen bedrijven facturen naar de overheid en de handmatige verwerking ervan kostte tot 1 januari 2019 veel tijd en geld. Het Ministerie vond dat Nederland niet kon achterblijven bij de groei van e-facturen binnen Europa. Hiermee haakte zij in op de Europese richtlijn (2014/55/EU) die bepaalt dat sinds april 2019 alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Op de muziek vooruit...
"Wanneer bedrijven zich eenmaal bewust worden van de risico’s die het versturen van facturen via e-mail met zich meebrengt, stappen ze vaak over op e-invoicing. Tel daar de wil om vooruitstrevend te zijn in je bedrijfsvoering en de besparing van FTE’s voor je uitgaande factuurstroom bij op, en de keuze is snel gemaakt", aldus Hans van der Kolk, Sales Manager bij Easy Systems. "Wanneer je deze efficiencyslag ook op je inkomende facturen toepast, behoort het gehele proces van scan- en herkensoftware al snel tot het verleden. Kijk, de economie floreert en dát gegeven maakt het dat nú het moment is om te starten. Serieuze ondernemers wachten immers niet tot ze gedwongen worden door regelgeving, maar lopen liever zélf op de muziek vooruit..."
