"De processen binnen een bedrijf zijn continu in beweging. Dus wanneer een relatie ons vraagt om een probleem op te lossen door een bepaalde applicatie in te zetten, dan kijken we éérst en vooral naar het onderliggende proces. Soms is een aanpassing in het proces immers een betere (en goedkopere) oplossing dan het kiezen voor een technische aanpassing in de software", vertelt Hajo Koster, Senior Accountmanager bij Easy Systems.
Processtappen elimineren of delegeren?
"Neem nu bijvoorbeeld dat groepje leveranciers dat hun facturen nog altijd via de post verstuurd. Lastig én tijdrovend. Zo’n ouderwetse envelop komt bij, laten we zeggen, de receptie, wordt geopend, gescand, doorgestuurd enzovoort. U kunt dit tijdrovende beeld waarschijnlijk dromen.
Een aantal uurtjes tijd steken (of dit laten doen) in gesprekken waarin leveranciers bewust worden gemaakt van de voordelen van digitaal factureren (bijvoorbeeld een verhoogde liquiditeitsstroom) kan complete processtappen elimineren.
Wanneer deze leveranciers hun facturen dan vervolgens digitaal aanleveren, komt er meer focus op het primaire proces factuurverwerking in plaats van factuurbewerking. En dan ontstaat er ruimte voor een organisatie om te kijken waar nog meer geoptimaliseerd kan worden en zo steeds efficiënter te worden."
Kies voor het optimum
"En dat is precies waar onze kracht ligt: processen ontleden, samen kijken naar wat er efficiënter kan en dit vervolgens technisch inrichten. Voor het ene bedrijf betekent dit dat we concreet processen schrijven, voor het andere dat we hun leveranciers contacten. En weer een ander wil precies weten hoe wij omgaan met de persoonsgevoelige data op hun in- en uitgaande facturen, ook met het oog op de AVG.
Grote gemene deler is natuurlijk de wens om zo min mogelijk handmatig te verwerken, zodat er tijd gewonnen wordt en fouten geëlimineerd. Deze behoefte vullen we in met technische oplossingen", aldus Hajo. "Op die manier kun je de lat als bedrijf elke keer een stapje hoger leggen, tot je uiteindelijk in de meeste ideale modus opereert. En dat is meestal wanneer men zich zoveel mogelijk kan richten op de oorspronkelijke core business van het bedrijf en de medewerkers. En dat is, naast vele malen zinvoller, vaak ook nog een stukken leuker."
