Hoe beheerst u uw bedrijfsprocessen: hedendaags of ouderwets?

"Interne bewaking van processen is, ondanks de wat taaie terminologie, hot and happening in CFO-land’, vertelt Nicky Hendriks, Sales Executive bij Easy Systems. ‘Met name het proces van facturering leent zich voor het behalen van meer snelheid, overzicht en daardoor een hogere winstmarge aan het eind van de rit."

"Interne bewaking van processen is 'hot and happening' in CFO-land' - Nicky Hendriks"

Subjectieve informatie in ‘t hoofd of transparant in ‘t systeem?

"Kijk bijvoorbeeld eens naar de manier waarop bedrijven facturen goedkeuren. Bij het bedrijf dat nog op de manier van de jaren negentig werkt gebeurt dit veelal handmatig door de juiste persoon die welbekende krabbel te laten plaatsen. En daarna boekt de volgende collega de factuur uit of juist in. Het gevolg van deze inmiddels achterhaalde werkwijze laat zich raden: er ontstaan gemakkelijk fouten, mensen houden onbewust informatie in hun hoofd en er is geen controle op de juiste naleving van het proces", aldus Nicky.

"Wanneer een bedrijf overstapt op digitale procesinrichting dan wordt het procuratieschema, dat bepaalt wie welke handeling voor een bepaalde factuur en tot welk bedrag mag uitvoeren, eveneens virtueel vastgelegd. Dat voorkomt fouten, maakt het geheel voor iedereen inzichtelijk en het is altijd actueel. Omdat er geen menselijk handelen meer aan te pas komt is de kans op fraude een stuk kleiner. Wanneer dan, aan het eind van het jaar, de accountant komt om de boeken te controleren dan is alle juiste data direct voorhanden. Informatie waaruit blijkt wie, wat en wanneer heeft goedgekeurd."

Transparantie ten top

"Werkelijk alles is te herleiden. Dat scheelt tijd, energie en daarmee ook geld. En wat te denken van de professionele uitstraling, bijvoorbeeld naar de Belastingdienst, financierende instellingen, aandeelhouders, maar ook bijvoorbeeld je leveranciers. Dan sta je als bedrijf toch op een 3-0 voorsprong. En deze blauwdruk kan heel eenvoudig ingezet worden voor andere processen, zoals bijvoorbeeld inkoop van kantoorartikelen, -meubilair en apparatuur, maar ook het eenvoudig toewijzen van een vervanger tijdens afwezigheid door ziekte op vakantie."

Ga de uitdaging aan...

"Tot slot daag ik financieel managers uit om niet te denken ‘wat kost me die investering’, maar juist om te bedenken wat het oplevert. En dan niet op financieel gebied, maar rondom thema’s als risico’s (denk, ook in het kader van de Meldplicht datalekken, aan het risico dat papier met zich meebrengt, zoals verlies bijvoorbeeld), de toename van werkplezier, het overal en altijd bij informatie kunnen en de ruimte die ontstaat voor nieuwe, innovatieve werkzaamheden die het bedrijf nog scherper op de kaart zetten.

En denk aan de mogelijkheden die ontstaan om aan scherpe budgetbewaking te doen: ken aan het begin van het jaar eenvoudig budgetten toe en krijg een melding wanneer dit (bijna) overschreden wordt. In mijn beleving is het altijd beter om vooraf te constateren hoe iets loopt, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden, dan achteraf vast te moeten stellen dat het anders had gemoeten…", besluit Nicky.