Over hoe een cloudoplossing uw IT-afdeling serieus ontlast

Dat IT-afdelingen het, gezien alle ontwikkelingen die elkaar in een rap tempo opvolgen, erg druk hebben, is een behoorlijk understatement: meer werk verzetten met minder mensen, wéér een nieuwe hackaanval, een netwerk dat nóóit offline mag zijn én nog even snel die overstap naar Office365 regelen voor het hele kantoor. 

Je zou van minder uitgeput raken. En dat gegeven maakt het, bijvoorbeeld voor een CFO, niet altijd even gemakkelijk om snel nieuwe projecten uit te zetten onder deze collega’s. Niet omdat zij onwillig zijn, maar simpelweg omdat ze al tot ver over hun oren in het werk zitten.

Ontzorgen tot de max

Aan het woord is Hans van der Kolk, Sales Manager bij Easy Systems: "Wat we vaak zien in de praktijk is dat bedrijven proberen hun IT-afdelingen zoveel mogelijk intern te ontlasten. Wanneer een organisatie overstapt op de digitalisering van het purchase to pay proces dan kan een organisatie redelijk eenvoudig voor een ontzorgende cloudoplossing kiezen. En dan op zo’n manier dat men een team van specialisten achter zich heeft staan die zaken rondom processen, monitoring, hosting, servers en back-ups uit handen neemt, zodat de IT-afdeling daar na afronding van de actieve rol in het beginstadium, nauwelijks nog werk mee heeft. Dat komt tegemoet aan de vraag tot verlaging van werkdruk én is qua gekozen oplossing ronduit innovatief en vooruitstrevend."

Van kop tot staart

"Wanneer een financieel manager wijzigingen in het purchase to pay proces wil doorvoeren, dan betrekken we de IT-collega’s er in beginsel heel actief bij. Zo starten we de implementatiefase altijd met een definitiestudie, waarin we vooraf al een checklist met relevante aandachtspunten versturen naar de betrokken afdelingen. En we gaan met elkaar het gesprek aan, zodat duidelijk wordt wat de impact van de verandering is en wat er eventueel zelf nog geregeld moet worden. Als een bedrijf kiest voor een cloudoplossing, dan is de afdeling IT hierna in principe klaar: wij zorgen voor de techniek enerzijds en de functionele kant van het applicatiebeheer anderzijds, en leveren het project uiteraard turnkey op", aldus Hans.

Neem IT direct mee...

"Voor financieel managers is het van belang om te beseffen dat het proactief meenemen van de mensen van IT, helemaal in het begin van het traject, key is. Door ze bij het project te betrekken en ze - op de voor hun relevante thema’s - raadpleegt zijn ze wel volledig op de hoogte van wat er gebeurt en kunnen ze hun (waardevolle!) zegje doen, bijvoorbeeld over veiligheid, logins, procedures rondom wachtwoorden etc. Of misschien wil men wel weten waaruit blijkt dat Easy Systems een betrouwbare, professionele partner is. Denk dan aan onze ISO-certificering voor zowel informatiebeveiliging als bedrijfsprocessen. Of, bij de keuze voor een cloudoplossing, aan de mogelijkheid om alleen voor datacentra in Europa te kiezen of aan het feit dat back-ups 7 jaar bewaard worden. Of..."

Verregaande digitalisering

"Ik kan me voorstellen dat de transitie van verregaande digitalisering, waarin we met elkaar terecht zijn gekomen, soms voor onduidelijkheden of onrust zorgt. Wanneer u zich afvraagt of een verandering in uw purchase to pay proces, evt. in combinatie met de cloud, iets voor uw organisatie is, bel me dan even! We kennen de perikelen die zich soms intern af kunnen spelen maar al te goed en staan u graag met raad en daad terzijde."