Herkent u het volgende scenario? Aan het begin van het nieuwe jaar heerst er zo’n heerlijke ‘buzz’ in de organisatie. Iedereen gaat aan de slag met nieuwe energie en dito plannen. U weet waar u staat en waar u naartoe wilt. Vervolgens wordt u weer meegezogen in de hectiek van alledag.
Medewerkers krijgen het drukker; facturen blijven onverwerkt liggen en die nieuwe contracten archiveren heeft ook niet direct prioriteit. Binnen enkele weken stapelt het werk zich weer op en raakt u het overzicht kwijt.
Laten we even uitzoomen naar hoe dit probleem is ontstaan. Zo’n vijftien jaar geleden was het leven van een financieel manager nog redelijk overzichtelijk; de organisatie was kleiner en je wist precies wie verantwoordelijk was voor welke factuur. Allemaal nog te overzien. Tegenwoordig is de situatie op veel financiële afdelingen totaal anders. Toen zo’n vijf à zes jaar terug de economie weer voorzichtig aantrok, werden er meer offertes uitgebracht en het aantal orders dat binnengehaald werd steeg. Hiermee nam de druk op verkoop en productie toe en daarmee ook op de financiële afdeling.
Waterval aan documentstromen
Het resultaat laat zich raden: meer binnenkomende facturen die verwerkt moeten worden. Maar ook meer declaraties van bijvoorbeeld buitendienstmedewerkers. Om nog maar niet te spreken van het toegenomen aantal contracten. Gebeurt dit door slechts één persoon binnen uw organisatie, dan kan een Excelbestand vaak nog wel uitkomst bieden. Maar zodra meer medewerkers contracten gaan afsluiten, zie je door de bomen al snel het bos niet meer.
Zo kan het gebeuren dat men vergeet contracten stop te zetten, waardoor u vervolgens weer voor een jaar, of erger; voor vijf jaar vastzit aan een contract dat wellicht niet meer bij de situatie past. Zonde van het geld. Kortom: met het aantrekken van de economie zijn er veel meer handelingen op het bord van financiële afdeling terecht gekomen. Gevolg: een waterval aan documentstromen en verplichtingen en geen tijd om na te denken over hoe u het werk nog overzichtelijk kunt houden. En de knagende wetenschap: ‘dit kost onze organisatie jaarlijks veel geld.’
Hoe krijgt u het overzicht terug?
Om iets aan deze situatie te veranderen kunt u natuurlijk processen gaan automatiseren. Zodat medewerkers geen facturen meer hoeven printen alvorens deze te kunnen inboeken en afleveren bij de budgethouder. Dat is één manier om efficiënter te werken. Maar wij zien ook steeds meer organisaties die denken: "wacht even, we moeten méér werk uitvoeren met hetzelfde aantal medewerkers. Dus hoe kunnen we de werkdruk verlagen?" Het antwoord is even simpel als verrassend: door standaard processen die soms al tien jaar geleden zijn ingericht te optimaliseren!
Tegelijkertijd zien we dat dit juist door de hectiek van alledag er vaak bij in schiet. Want waar haal je als manager de tijd voor een dergelijke herstructureringsoperatie vandaan als je afdeling toch al onder hevige tijdsdruk staat? Automatiseren is hier het toverwoord. Dat levert u tijd op. Nu hoor ik u al denken: "zo’n automatiserings operatie implementeren kost ook tijd". Daarin heeft u gelijk. Maar uiteindelijk gaat het u tijd opleveren. Denk maar eens aan al die processen waar u na de implementatie van de juiste systemen niet alleen zicht en grip op hebt, maar ook tijd op gaat besparen. Dat is onze belofte.
Meer weten over onze oplossingen?
Neem dan gerust contact met ons op. Of kijk eens verder op onze website. Easy Systems ondersteunt bedrijven en organisaties met een breed spectrum aan oplossingen. Of het nu gaat om het structureren van financiële processen of om het digitaliseren en automatiseren van repeterende werkzaamheden. Zo houdt u tijd over voor zaken die uw onverdeelde aandacht verdienen en blijft u de concurrentie steeds een stapje voor.
