In een eerder blog vertelden we waar u op kunt letten bij het maken van de keuze voor de juiste partner. En stel, u bent inmiddels ergens klant geworden en u komt terecht in een projectmanagementrol. Bent u daar eigenlijk wel klaar voor?
Wat werd er ook alweer precies van u verwacht? Maakt u zich maar geen zorgen, met deze 5 tips bent u helemaal klaar voor de start van het purchase to pay project tot de Go-live. Regeren is immers vooruitzien!
Tip 1: Zorg voor de juiste voorbereiding van inkopers en budgethouders
Niet iedereen loopt direct warm voor verandering. Zeker niet als het gevoel ontstaat dat er geen invloed op uit te oefenen is. Juist daarom is het belangrijk om verschillende mensen van verschillende afdelingen zó te betrekken dat ze de nieuwe werkwijze omarmen en de voordelen ervan zien.
Tip 2: Maak processen, werkwijzen en rollen helder
In praktijk blijken processen lang niet altijd op een heldere manier vormgegeven. Ja, wel in de hoofden van de key-users, want meestal zien we dat de betrokken collega’s vanuit hun ervaring precies weten hoe zaken werken en misschien is er ooit een poging gedaan om een flow te beschrijven in Excel of Word. Maar om het ineens gestructureerd en zonder iets te vergeten op te noemen is echt niet zo makkelijk als het lijkt.
En het is juist heel belangrijk om dat helder te hebben, want deze processen werken doorgaans al heel goed en het moet straks toch écht in de software ingericht worden. Deze zaken moeten daarom vooraf goed in kaart gebracht worden zodat ze meegenomen kunnen worden in de procesflow. Onderschat ook het belang van duidelijke procuratieschema’s niet. Een positieve bijkomstigheid hiervan is dat diezelfde processen op deze manier nog eens kritisch bekeken worden.
Tip 3: Begin op tijd met het informeren van de juiste mensen
We zien vaak dat een de beslissing voor een oplossing door een kleine selectie collega’s is genomen en dat is natuurlijk prima. Maar het is wel verstandig de key-users in op het juiste moment in het implementatieproject erbij te betrekken. Zo gaat u goed voorbereid het project in en kan iedereen zijn of haar agenda afstemmen op de planning. Betrek ook de mensen van de afdeling IT tijdig, zodat de technische vereisten geen verrassing zijn en de implementatie ook op dit vlak vlot verloopt.
Tip 4: Laat betrokken personen relevante kennis delen
Natuurlijk is het mogelijk om, wanneer er zaken veranderen, bijvoorbeeld door groei, een externe consultant in te zetten die de (nieuwe) collega’s informeert. Beter (én goedkoper) is het om intern één of meer collega’s, die feeling met de materie hebben, verantwoordelijk te maken voor het oppikken en doorgeven van veranderingen. Wij hanteren om die reden het ‘train de trainer principe’, we trainen de financiële afdeling en applicatiebeheerders die vervolgens in staat zijn de overige gebruikers te trainen. Zo houdt u de kennis intern!
Tip 5: Maak informatie op een eenvoudige manier inzichtelijk
Ken je ze? De duimendikke documentaties met (proces)informatie? Van die documenten die al snel ergens onder in een bureaula verdwijnen? Eenvoudiger is om een overzicht met daarop de basis functionaliteiten van de software op een A4 samen te vatten. Hang dit vervolgens duidelijk zichtbaar op relevante plaatsen, zoals bijvoorbeeld in de koffiehoek, en mensen zullen de beknopte info (on)bewust in zich opnemen. Zeker tijdens te test- en beginfase is dit een heel handig steuntje in de rug en het voorkomt onnodige telefoontjes omdat de basisinformatie snel en eenvoudig beschikbaar is.
Moraal van het verhaal
U kunt zelf, als u nog in afwachting bent van de concrete start van het project, alvast behoorlijk wat huiswerk doen binnen uw bedrijf. Huiswerk dat absoluut bijdraagt aan een succesvolle implementatie. Belt u even als u vragen heeft?
