De administratie van onkosten gebeurt bij 38 procent van het midden- en kleinbedrijf nog altijd handmatig en op papier. Onderzoek wijst echter uit dat het automatiseren van het declaratieproces organisaties veel winst kan opleveren. Zo berekenden analisten van de Aberdeen Group een tijdswinst van 35 procent voor het totale onkostenbeheer als declaraties niet handmatig, maar geautomatiseerd worden ingevoerd. De kosten met betrekking tot afhandeling van personeelsdeclaraties kunnen hierdoor dalen met wel 75 procent. Onderzoeksbureau Ardent Partners kwam uit op een besparing van 40-70 procent. Ook concludeerden zij dat het lange-termijnsucces van snelgroeiende mkb’s vooral te danken is aan enerzijds het management van de cash flow, anderzijds de ondersteunende infrastructuur. Opvallend genoeg geeft 70 procent van de mkb organisaties aan geen gebruik te maken van software voor declaratiemanagement.
Waarom automatiseren?
Ondanks de duidelijke voordelen van het automatiseren van het declaratieproces, houden veel organisaties nog vast aan handmatige en papieren verwerking. Hoe komt dit? Onderzoek laat zien dat veel bedrijven de administratie als een noodzakelijk kwaad zien en wel een efficiency-slag wíllen maken, maar door de waan van de dag vasthouden aan traditionele processen. Naast een snelle verwerking, missen bedrijven hierdoor ook het actuele overzicht van gemaakte kosten. Voor veel onkosten gebeurt het indienen van de declaratie achteraf. Deze vertraging zorgt naast veel handmatig administratief werk, ook voor een onvolledig inzicht in de onkosten.
Bonnetjes
Medewerkers stellen declareren vaak uit. Dit kan leiden tot een opstopping aan declaraties bij de administratie. Het automatiseren van het declaratieproces maakt het voor medewerkers laagdrempelig en gemakkelijk om declaraties in te dienen, geeft het management duidelijk inzicht in de onkosten en versnelt de doorlooptijd van het proces enorm. Doordat medewerkers direct met hun smartphone een foto kunnen maken van het bonnetje en deze in het systeem kunnen ‘droppen’ behoort het zoek raken van bonnetjes tot het verleden.
Easy Expense
Onze software oplossing Easy Expense geeft u direct inzicht in en grip op de onkosten. Via de webbrowser kan een medewerker eenvoudig een declaratie invoeren waarna deze digitaal wordt verstuurd naar uw workflow applicatie. Easy Expense biedt verschillende mogelijkheden om bonnetjes automatisch te koppelen aan de ingevoerde declaratie. De digitale declaratie wordt vervolgens goedgekeurd door de verantwoordelijke manager of kan door middel van een workflow applicatie voor digitale factuurverwerking volledig geautomatiseerd langs de gewenste budgethouders geleidt worden. Na goedkeuring wordt deze vervolgens doorgestuurd naar het financiële systeem en betaald aan de werknemer. Heeft u interesse of wilt u graag meer informatie? Neem dan contact met ons op via 0318 648 748 of info@easysystems.nl. Wij staan u graag te woord!
