Complexe systemen met vuistdikke handleidingen: wij hebben er niets mee. Wij geloven meer in de pragmatische kracht van eenvoud waarbij the ease of use (of in gewoon Nederlands: het gebruiksgemak) voorop staat.
Waarom? Omdat op deze manier kennis rondom het te gebruiken systeem gemakkelijk aan nieuwe medewerkers is over te dragen. En dat hoeft écht geen bergen tijd te kosten…
Actieve houding over en weer
"Natuurlijk vragen sommige functies, zoals die van functioneel of technisch beheerder, wel om meer uitleg", vertelt Hajo Koster, Senior Accountmanager binnen Easy Systems. "Maar voor de overige rollen geldt dat eenvoud key is.
Wat heel zinvol is, en waar ik me dus ook veel mee bezighoud, is het meekijken in de praktijk. Ik merk vaak dat klanten sommige werkzaamheden al jaren op dezelfde manier uitvoeren terwijl er misschien wel nieuwe, efficiëntere mogelijkheden zijn. Nieuwe collega’s nemen exact dezelfde werkwijze over van hun voorganger, want zo is het ze aangeleerd. Wat ik dan doe? Ik ga letterlijk naast iemand zitten en nodig de betrokkene uit om te laten zien welke werkzaamheden hij of zij verricht.
Om inzicht te krijgen in de manier waarop onze applicatie gebruikt wordt, stel ik veel vragen: hoe pak je het proces aan? Laat eens zien? En waarom doe je dat zo? En daarna? Deze vragen richten zich uiteraard ook op de relatie met hun leveranciers. Zo informeer ik bijvoorbeeld hoe vaak men leveranciers actief probeert te bewegen om hun facturen op een andere manier aan te leveren."
"Nieuwe collega's nemen exact dezelfde werkwijze over van hun voorganger, want zo is het ze aangeleerd."
Mogelijkheden te over
"Door op die manier open het gesprek met elkaar aan te gaan optimaliseren we het proces. Soms zit het in iets simpels. Bijvoorbeeld omdat men een button groter, kleiner of op een andere plek wil hebben. Op andere momenten passen we onderdelen van de applicatie aan door het toevoegen van nieuwe tools of het wijzigen van de inrichting.
En tot slot," vult Hajo aan, "zijn er van die zaken die zo weinig voorkomen dat ze niet eenvoudig te onthouden zijn. Denk bijvoorbeeld aan het aanwijzen van een andere collega voor bepaalde werkzaamheden omdat u met vakantie bent. Hiervoor hebben wij handige, korte en duidelijke instructievideo’s beschikbaar. Over de meest uiteenlopende onderwerpen zodat u weer snel aan de slag kunt!"
Uiteraard gaan we graag met u in gesprek om te bekijken of het proces binnen uw organisatie nog zo optimaal mogelijk verloopt. Belt u ons even als er vragen zijn?
