Een p2p implementatie succesvol laten verlopen is soms best een uitdaging. Veel trajecten lopen vast door slechte communicatie. Trage besluitvorming en onduidelijke doelen. Het kan dus best spannend zijn als je overweegt om aan zo’n traject te beginnen. Zeker als je gaat overstappen naar een nieuwe purchase to pay oplossing. Hoe zorg je voor een goede afstemming tussen alle betrokken partijen? Hoe voorkom je nare verassingen tijdens de opleverfase? In deze blog geven we je tips om van jouw purchase to pay implementatie een succes te maken.
Een doel geeft je p2p implementatie focus en richting
Een goed plan begint altijd met een doel. Voor een goede purchase to pay oplossing implementatie geldt hetzelfde. Jouw project valt en staat met het bepalen van duidelijke doelen. Dit zorgt voor focus en richting. Als je precies weet wat je wil, dan is het ook makkelijker om daar gericht aan te werken. Het is altijd verstandig om te starten met een definitiestudie. Doe dit samen met je implantatiepartner die je helpt met jouw purchase to pay proces.
Hierin staat o.a. hoe er nu gewerkt wordt en wat de gewenste werkwijze voor de toekomst is. Zo kun je problemen die je nu ervaart meenemen als verbeterpunten. Maar ook goede gewoontes die je kunt blijven doorzetten na je p2p implementatie.
Pas wanneer alles helder is kun je naar de installatie- en configuratiefase. In deze fase wordt de software geïnstalleerd. En wordt ook de integratie met het ERP pakket gerealiseerd en technisch getest. Daarna volgt een nauwkeurige testfase, de livegang en de nazorgfase.
Creëer draagvlak: voorkom dat je plan als een kaartenhuis instort
Zonder de juiste mensen aan tafel zijn zelfs de beste plannen gedoemd om te mislukken. De implementatie van een purchase to pay oplossing is daarom geen kunstje van alleen de Finance manager. Ook crediteurenmedewerkers, mensen van Inkoop en IT en uiteraard een budgethouder, horen thuis in het projectteam. Zij krijgen immers volop te maken met de veranderingen.
Maar verandering gaat sneller als collega’s hier zelf ook achter staan. Focus op het creëren van draagvlak. Neem ze mee in het proces en vraag ze om hun mening. Zo voelen ze zich gehoord en leveren ze waardevolle input vanuit hun specifieke rol.
Reageer snel om geen vertraging op te lopen
Bij elke project gaan er dingen fout. Zelfs als je alles goed is vastgelegd, zijn er altijd zaken die toch anders verlopen dan je had verwacht. In dat soort gevallen is het van belang dat je snel en doortastend reageert. Hoe langer het duurt voordat je probleem is opgelost, des te groter wordt je probleem. Dit kan ervoor zorgen dat je project langer duurt.
LEESTIP: De 5 fases van purchase to pay automatisering
Communicatie maakt het verschil
Maar hoe kun je snel reageren als je niet weet wat er speelt? Efficiënt communiceren is daarom van essentieel belang in bij elke p2p implementatie. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er speelt. Zijn er veranderingen doorgevoerd? Vertel dit en leg uit waarom deze keuzes zijn gemaakt. Dit klinkt niet spannend en is vrij basic, dat klopt. Toch ligt de kracht van een goed proces vaak juist in het goed uitvoeren van simpele dingen. Dit geldt ook voor het implementeren van jouw purchase to pay oplossing.
Pas op voor vervelende verassingen tijdens de opleveringsfase
Bespreek alle fases van het proces tot in detail. Dit is een van de belangrijkste onderdelen van een p2p implementatie. Door hier duidelijkheid over te scheppen weet je wat je van elkaar kunt verwachten. Als deze verwachtingen niet helder zijn, levert dit scheve gezichten op tijdens de opleveringsfase.
Meetbaarheid is altijd van groot belang bij dit soort trajecten. Stel je wilt bijvoorbeeld (50%) kosten besparen op de crediteurenadministratie. Of 1 fte aan uren reduceren. Weet de leverancier dan ook dat dat je doel is? Spreek dit duidelijk uit naar je leverancier. Hierdoor werk je beiden aan een gezamenlijk doel. Hierdoor is voordat je de samenwerking aangaat duidelijk wat dit voor jouw purchase to pay proces gaat opleveren.
Conclusie
Als je zeker wil zijn dat jouw p2p implementatie goed verloopt, kun je deze vijf punten niet negeren. Om je het makkelijk te maken hebben we ze hier in het kort samengevat.
- Definieer duidelijke doelen om richting en focus te geven aan je project
- Voer samen met de implementatiepartner een definitiestudie uit, zodat problemen binnen je huidige purchase to pay proces kunnen worden meegenomen als verbeterpunten
- Creëer draagvlak door mensen mee te nemen in het proces en hun mening te vragen
- Reageer snel op eventuele vertraging in het traject
- Communiceer efficiënt om verandering toe te passen
Aan de slag met jouw p2p implementatie
Als Financial wil je jouw organisatie richting meegeven. Je wilt kunnen voorspellen waar de kansen liggen. Maar ook op tijd risico’s herkennen. Maar hoe kun je dat doen als je niet beschikt over real-time cijfers? Daarom is het noodzakelijk om je purchase to pay proces te automatiseren. Hierdoor heb je een actueel beeld van je financiële situatie.
Op de hoogte blijven over het laatste nieuws over financiële automatisering?
