In de voortdurend veranderende wereld van het midden- en kleinbedrijf (mkb) wordt automatisering nog altijd aangewezen als de sleutel tot succes. Daarbij wordt de overstap naar e-facturatie steeds vaker ingezet als onderdeel van diezelfde strategie. Ondanks de vele voordelen van e-facturatie, zoals kostenbesparing en verhoogde efficiëntie, blijkt uit onafhankelijk onderzoek door DirectResearch dat de adoptie binnen het mkb nog steeds niet volledig is ingezet.
In deze blog bespreken we de huidige situatie rondom e-facturatie in het mkb, analyseren we de bijbehorende cijfers (hoe komen facturen binnen?) en verkennen we de toekomstperspectieven voor bedrijven die de switch naar automatisering omarmen.
Recente cijfers over e-facturatie
E-facturatie lijkt misschien wel een modewoord dat te pas en te onpas wordt rondgestrooid, maar het tegendeel is waar. De realiteit is namelijk dat e-facturatie uiterlijk in 2028 de verplichte facturatiemethode zal zijn voor alle lidstaten van de Europese Unie, waaronder ook Nederland. E-facturatie is om die reden niet alleen een hippe voorkeur voor bedrijven, maar binnen nu en een paar jaar een wettelijk verplichte eis. Lidstaten kunnen zelf bepalen om de verplichting al eerder in te laten gaan, België en Polen bijvoorbeeld verplichten dit vanaf 2026 al. Voor de mkb-bedrijven die al uitsluitend met e-facturen werken, is er niet zoveel aan de hand. De cijfers uit het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop laten echter zien dat dat clubje schrikbarend klein is. We duiken de cijfers in:
- Van alle mkb-bedrijven is toch zo'n 38% bekend met e-facturen die direct in factuuverwerkingssystemen belanden. Dat klinkt positief, maar een belangrijke kanttekening daarbij is dat maar 9% aangeeft altijd op deze manier te werken.
- Daartegenover staat dat 26% van mkb-bedrijven zelden tot nooit e-facturen direct in het boekhoud- of factuurverwerkingssysteem krijgen. Enige coulance is misschien nog op z'n plaats, aangezien mogelijk een deel hiervan wel gebruikmaakt van e-facturen, maar dan als XML-bestand die per e-mail worden ontvangen.
Andere facturatievormen
Hoewel e-facturatie aan terrein wint, zijn traditionele facturatiemethoden nog steeds wijdverspreid in het mkb. Ook met enige coulance is er nog voldoende werk aan de winkel: 27% van mkb-bedrijven ontvangt vaak of zelfs altijd papieren facturen. Dat betekent dat die 27% binnen nu en een paar jaar een flinke omslag moeten maken naar een andere manier van werken.
Daarnaast geeft zo'n 46% aan vaak tot altijd te werken met pdf-bestanden per e-mail. Gelukkig is er ook al een opmerkbare progressie als we kijken naar bijvoorbeeld de populariteit van papieren facturen. Dat was in 2022 nog voor 30% van alle mkb-bedrijven een populaire methode, maar nu zien we al dat dat percentage is gedaald naar 24%. Een goed teken!
En waar in 2022 een magere 6% van de ondervraagde mkb-bedrijven aangaf nooit met papieren facturen te werken, is dat nu gestegen naar 9%. Er is dus wel degelijk een positieve trend gaande.
Voordelen van e-facturatie
De overstap naar e-facturatie gaat overigens verder dan enkel voldoen aan regelgeving; het biedt bedrijven een aantal substantiële voordelen ten opzichte van traditionale facturatiemethoden. Eén van die voordelen is bijvoorbeeld de efficiëntieverbetering. Door het facturatieproces te automatiseren, kunnen bedrijven de tijd die nodig is voor het opstellen, verzenden en verwerken van facturen enorm verkorten. Het gevolg? Kostenbesparingen. Dat komt doordat de totale personeelsbehoefte vermindert en tegelijkertijd de kans op fouten verkleint. Daarnaast zorgt e-facturatie voor een snellere afhandeling van betalingen. E-facturen kunnen namelijk vrijwel direct worden verzonden en verwerkt, wat de verwerkingstijd en daarmee de betalingstermijnen verkort.
Dat er niet altijd aan de betalingstermijn wordt voldaan, weten de onderzochte mkb-bedrijven maar al te goed, blijkt uit hetzelfde onderzoek door DirectResearch. Eén op de vijf mkb-bedrijven betaalt het merendeel (>50%) van de facturen te laat. Slechts een kwart van de mkb-bedrijven betaalt vrijwel alle (90-100%) facturen op tijd.
Hoewel het alternatief (denk bijvoorbeeld aan papieren facturen) vertrouwd kan voelen, brengt het ook veel haken en ogen met zich mee. Een papiertje moet al gauw door een flink aantal handen of handelingen heen, voordat het op de juiste plek verwerkt kan worden. Bovendien zorgt die werkwijze voor extra kosten die gemakkelijk vermeden kunnen worden. Alle extra handelingen zorgen voor een hoge verwerkingstijd, en wie pas in 2028 besluit over te schakelen heeft op die manier onnodig jarenlang zowel tijd als geld verspild.
Vroege adoptie voorkomt latere spijt
De adoptie van e-facturatie in het mkb is in volle gang, maar er is nog ruimte voor groei. Met meer dan een kwart van de bedrijven die nog op papieren facturen vertrouwen en slechts een kleine groep die volledig met e-facturen werkt, ligt er een duidelijke kans voor bedrijven. De voordelen van e-facturatie zijn onmiskenbaar, van kostenbesparingen tot verhoogde efficiëntie en duurzaamheid. Door ruim voor de wet in werking treedt de overstap te maken naar e-facturen kun je daar bovenal direct de vruchten van plukken. De enige spijt die je dan nog hebt is spijt dat je e-facturatie niet jaren eerder omarmd hebt.
Volledig trendrapport gratis beschikbaar
Wil je meer weten over hoe middelgrote en grote bedrijven hun inkoop- en financiële processen hebben ingericht? In hoeverre deze zijn geautomatiseerd? En op welke manieren de digitale transformatie het dagelijks werk beïnvloedt?
Download dan snel jouw gratis exemplaar van het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024.
