Bonnetjes. Het blijft een eeuwigdurende ellende van (veel) te laat indienen of kwijtraken. In de auto, uw broekzak of op het bureau van de financieel manager die overstelpt wordt met een berg papieren. Een berg waar hij overigens zélf ook niet gelukkig mee is.
Hoewel het antwoord op dit probleem gemakkelijk op te lossen is, door het inrichten van een portaal waarin zowel declaratie- en factuurmanagement ingeregeld wordt, blijkt een groot aantal bedrijven nog altijd op de oude manier te werken.
Kies voor kansen met declaratiemanagement
En dat is een gemiste kans. Voor medewerkers, die in basis ook liever snel een foto van hun te declareren bonnetje willen maken met hun smartphone of tablet, die iedereen vandaag de dag altijd bij zich heeft, voordat ze het kwijt raken. En voor de financieel manager die eindelijk rust, ruimte en overzicht gaat ervaren omdat hij declaraties digitaal krijgt aangeleverd.
Wat we tegenwoordig ook steeds meer voorbij zien komen is de bedrijfscreditcard, waarmee medewerkers hun betaling doen. De noodzaak voor het aanleveren van de bonnetjes is dan een stuk minder, want de medewerkers hoeven de uitgaven niet voor te schieten. Het mogelijk maken van het indienen van bonnetjes door simpelweg een foto te maken en die te koppelen aan ingelezen creditcardregels, zorgt voor meer efficiëntie voor alle betrokkenen.
De moraal
Kern van dit verhaal is natuurlijk het belang van digitalisering van het proces. En die transitie is, in een tijd waarin medewerkers overal werken en veel buiten de deur zijn, onmisbaar. Bovendien blijkt dat medewerkers vanuit een breder perspectief bezien, meer tevreden zijn als een werkgever investeert in dit soort zaken.
Goede geoliede, veelal digitaal ingerichte processen, zorgen voor focus. En hoe minder ruis, hoe beter iemand zijn werk kan doen en hoe beter hij in zijn vel zit. Wel zo prettig in een tijd waarin iedereen het druk heeft en minder tijd kwijt wil zijn aan dit soort werkzaamheden.
Sparren over slim declaratiemanagement?
Wilt u eens sparren of leren inzien wat slim declaratiemanagement met uw solvabiliteit, rentabiliteit en de rust binnen uw organisatie doet? Bel of kom een kop koffie drinken.
