Ook de wereld van controllers automatiseert. Gelukkig maar. Want werkelijk niemand wordt blij van enorme hoeveelheden papier die over veel verschillende bureaus moeten gaan.
Toch is automatisering niet altijd vanzelfsprekend. Soms zijn er verschillen tussen de ontvangende en leverende partij, met opnieuw handwerk als gevolg. Dat ontstaat als de één al volop digitaal factureert, terwijl de ander nog met papieren facturen en dikke ordners aan het werk is. Dat is niet direct op te lossen, maar het eigen transitieproces van handwerk naar automatisering is dat uiteraard wel.
Van papier naar digitaal
"Een gedigitaliseerd proces biedt veel voordelen. Zo reduceert het aantal fouten enorm, doordat er veel handwerk achterwege blijft. Daarnaast kost het hele proces veel minder tijd. Tijd die ook voor andere, vaak meer interessante werkzaamheden gebruikt kan worden", vertelt Hans van der Kolk, sales manager binnen Easy Systems.
‘Waar het ons in de kern om gaat, is dat we met elkaar beseffen dat we in staat zijn om de medewerker waarde te laten toevoegen, in plaats van dat diezelfde man of vrouw slechts uitvoerend bezig is. Dat is het centrale thema tijdens de transitieprocessen die we begeleiden. Als je op deze manier naar je purchase to pay proces kijkt, dan zijn de mogelijkheden bijna eindeloos."
De hamvraag
Het werk van een controller wordt vele malen leuker als er wordt gedigitaliseerd. Immers, wanneer een bestel-, order- en facturatieproces nog voornamelijk via handmatig werk en op papier verloopt, dan ontstaan er knelpunten. Al is het alleen maar om dat u nooit precies weet waar een specifieke factuur zich binnen een organisatie bevindt.
Ook is het lastig om te ontdekken waar de belemmerende schakel ligt in het proces. Wanneer u gedigitaliseerd werkt, dan is dat in luttele seconden uit het systeem te halen. En de tijd die overblijft? Die gebruikt u bijvoorbeeld om rapportages en analyses te maken. Of u bouwt de relatie met uw leveranciers uit.
Wat u ook kiest, het is altijd beter dan verschillende telefoontjes plegen om te achterhalen waar die ene factuur nu toch is. Eens?
