Wie koopt de pennen binnen uw bedrijf? | Uitleg inkoopmanagement

Inkoopmanagement. Dat is een hele mond vol, terwijl het niets anders betekent dan het totale proces van vastleggen en verwerken van de inkopen die u als organisatie doet. Waarom u dat vast zou willen leggen? 

We zetten de verschillende inzichten helder voor u op een rijtje. Met een eenvoudige balpen als herkenbare metafoor...

Door Hans van der Kolk

1. Creëer inzicht

De economie verandert, belangen binnen organisaties worden steeds groter. En daarmee ook de noodzaak om zo vroeg mogelijk in het proces gegevens vast te leggen, bijvoorbeeld al bij de selectie van leveranciers. Feitelijk is inkoop- of purchase management het startpunt van de hele financiële keten. Het maakt immers perfect helder welke verplichten u met wie, op welk moment en tegen welke prijs en leveringsvoorwaarden aangaat. Controllers zijn binnen organisaties vaak veel tijd kwijt met uitvoerende werkzaamheden. Jammer, want als er door een beter ingeregeld proces meer (real time) inzicht ontstaat, kunnen zij sneller conclusies trekken en direct actie ondernemen. Daarnaast ontstaat er meer ruimte voor tactische en strategische zaken.

2. Regel autorisatie

Een formulier invullen voor een nieuwe pen? Het lijkt soms gekkenwerk, toch komt het vooral binnen grote organisaties vaak voor. Het leidt er niet zelden toe dat de medewerker in kwestie zélf op pad gaat voor zijn kantoorartikelen en het bonnetje later (vaak véél later) bij de administratie inlevert. Een gemiste kans pur sang, omdat er vaak kleinschalig hot en her wordt ingekocht. Uw organisatie mist dus inkoopvoordeel. Natuurlijk is dat niet zo spannend in het geval van een simpele balpen… Maar u zult verbaasd staan over welke artikelen dit voorbeeld nog meer had kunnen gaan. En dan worden heel veel middelgrote en kleine aankopen tezamen plots óók een behoorlijke rekening. Een rekening waarbij bovendien het financiële inzicht ontbreekt omdat elke medewerker op een ander tijdstip zijn of haar bon declareert. Autorisaties duidelijk inregelen voorkomt een hoop financiële ellende en frustratie onder het personeel én levert inkoopkorting op...

3. Verzorg de financiële administratie

Stelt u zich een groothandel in schrijfmaterialen voor waarbij iedereen bijvoorbeeld precies weet wat er ingekocht en op voorraad gehouden moet worden. Dat primaire proces is binnen bedrijven vaak prima op orde. Binnen het secundaire proces vallen verplichtingen die men aangaat om het primaire proces te kunnen volbrengen. Denk aan software-abonnementen, de kosten van de accountant, het huren van het pand, personeelskosten etc. Wanneer er niet genoeg inzicht in het secundaire proces is, dan loopt u serieuze risico’s op het gebied van bijvoorbeeld liquiditeit en solvabiliteit. Het secundaire proces brengt een enorm financieel belang met zich mee. En dat gegeven maakt het hebben van inzicht extreem belangrijk voor een succesvolle bedrijfsvoering.

De moraal

Onthoud dat inkoopmanagement onderdeel uitmaakt van het totale procurement proces. Maak het tot een positieve bewustwording binnen uw organisatie: verminder bureaucratie, bespaar kosten, verhoog inzicht en creëer volop intern draagvlak.

Meer informatie? Bel met Hans van der Kolk op 0318 648 748 of stuur een bericht naar hvanderkolk@easysystems.nl.