Poelmann van den Broek
Poelmann van den Broek werkt vanuit Nijmegen en levert al 45 jaar hoogwaardige juridische dienstverlening gericht op ondernemers, MKB+ en de bouw. Dit doen ze niet met dure praatjes, maar door met open vizier op te komen voor de belangen van hun cliënten. Het advocatenkantoor is gespecialiseerd op het gebied van juridische dienstverlening voor Bouw en Vastgoed, Productie en technologie en Retail.
De uitdagingen
Het was een frustratie die steeds weer terugkwam binnen het advocatenkantoor. Facturen die, ondanks de goede voornemens, niet centraal binnenkwamen, bonnetjes die zoek raakten, maar vooral het gebrek aan overzicht frustreerde nog wel het meest. Het belangrijkste doel voor Poelmann van den Broek was om het autorisatieproces te versnellen en verbeteren.
Handmatig factuurverwerkingsproces
Facturen die bleven liggen bij collega's, bonnetjes die na een halfjaar ergens tevoorschijn kwamen, het was dagelijkse kost voor zijn collega Birol Cantürk, aldus Arno Bomer, Controller bij Poelmann van den Broek. “Ons proces verliep grotendeels handmatig. Facturen kwamen niet altijd centraal binnen. Hier hebben we een apart postbusnummer voor geopend, met als doel dat deze altijd op dezelfde plek terecht kwamen. Maar in praktijk gebeurde dat niet altijd en bleven ze ook wel eens op bureaus liggen.
De facturen werden na binnenkomst per persoon verzameld in een map afgeleverd bij de personen die ze moesten autoriseren, soms zijn daar wel tien mensen bij betrokken. Daarna naar de directeur, vervolgens kwamen ze weer terug bij de financiële afdeling en pas dan werd de factuur in het ERP systeem gezet. Soms moesten we collega’s nog nabellen om te checken wat de status van de factuur was. Dat werkte gewoon niet.”
Dat dit anders kon had Arno ervaren bij een vorige werkgever. “Ik heb een halfjaar een uitstapje naar een ander bedrijf gemaakt, waar ze factuurverwerking wel digitaal deden. Dat werkt veel makkelijker.“ Het moest dus anders, dat was duidelijk. Poelmann van den Broek heeft naar een aantal oplossingen van meerdere aanbieders gekeken, waarvan één al een gevestigde naam was binnen de advocatuur. Toch viel de keus op Easy Systems. De gebruiksvriendelijkheid van de oplossing gaf uiteindelijk de doorslag.
Controle over het proces zonder een stoffig archief
“Wij wilden de controle over het factuurverwerkingsproces krijgen. En dat is duidelijk gelukt. We kunnen nu precies zien welke facturen we hebben en waar ze zich in het proces bevinden. Als er nu een crediteur belt, dan kunnen we direct laten weten waar een factuur zich bevindt in het autorisatieproces en of een factuur wel of niet akkoord is. Dit geeft ons niet alleen meer overzicht, maar het heeft ook positieve effecten voor onze klanten. Als advocatenkantoor hebben wij te maken met verschotten, waarbij wij de gerechtskosten, maar bijvoorbeeld ook deurwaarderskosten voorschieten voor onze klanten. Dit kunnen we nu heel snel in rekening brengen. Zo is voor onze klanten snel inzichtelijk wat zij aan ons moeten betalen.
Ook merken we dat de jaarafsluiting sneller gaat. We zijn recent verhuist naar een nieuw kantoorpand, daar komen natuurlijk een heleboel investeringsfacturen voorbij die een accountant graag wil inzien. Voorheen waren we een dag bezig om dat klaar te leggen, nu heb je die direct inzichtelijk. Naast dat we een factuur makkelijker hebben opgezocht, kunnen we sneller een analyse maken van de kosten.
Toch krijgen we nog een hoop papieren facturen en andere documenten binnen. Niet alleen van advocaten, maar ook juridische dienstverleners, deurwaarders en notarissen. De post die we nog binnen krijgen laten we op één centrale plek inscannen. Alle facturen die binnenkomen zijn gelijk digitaal, waardoor je geen fysieke post meer hebt. Een factuur die je vijf jaar geleden hebt ontvangen, heb je binnen twee tellen op je scherm staan. Die hoef je niet meer op te gaan zoeken in een (stoffig) archief. Ons kantoor loopt daarin wel voor op andere advocatenkantoren. Dat wij alles digitaal doen, vinden ze erg bijzonder.”
