Passer au traitement automatisé des factures

L'automatisation est un sujet brûlant et d'actualité. Elle joue également un rôle de plus en plus important dans le monde des affaires. Tout le monde s'accorde aujourd'hui à dire que la facturation numérique ou électronique et le traitement automatisé de ces factures permettent d'économiser du temps et de l'argent. Cependant, un grand nombre d'entreprises n'ont pas encore franchi le pas.

Le choix d'une solution de traitement automatisé des factures adaptée aux exigences et aux besoins de l'organisation n'est donc pas une mince affaire. Quand prendre la décision de passer au traitement automatisé des factures ? Quels sont les avantages ? À quoi faut-il faire attention et quels sont les aspects qui jouent un rôle important dans le choix de la bonne solution ? Cet article donne un aperçu de la raison d'être du traitement automatisé des factures et fournit des conseils sur la manière de faire le bon choix.

CE QUI PRÉCÈDE LE CHOIX

• Les factures se perdent en raison du long chemin qu'elles doivent parcourir au sein d'une organisation ;
• Des erreurs sont régulièrement commises parce que les factures sont traitées manuellement ;
• Le temps de traitement est plus long que souhaité car l'approbation doit être donnée (par plusieurs personnes) ;
• Les factures sont régulièrement payées en retard, voire pas du tout ;
• Des factures sont accidentellement payées deux fois ;
• Comme les données doivent être saisies manuellement dans le système financier, (trop) d'employés sont nécessaires pour traiter les factures et le traitement prend (trop) de temps ;
• La recherche d'une facture est une tâche fastidieuse en raison de l'importance des archives papier et des nombreux classeurs ;
• La distribution et l'archivage physiques des factures consomment beaucoup de papier, ce qui constitue un fardeau pour l'environnement ;
• La conservation et l'archivage de toutes les factures prennent beaucoup d'espace qui pourrait être utilisé plus efficacement.
• devenir.

Reconnaissable ? Pour de nombreuses organisations, les problèmes susmentionnés sont souvent une réalité quotidienne et une raison de passer au traitement automatique et numérique des factures entrantes.

5 POINTS FOCAUX

Une fois que vous êtes prêt à opter pour le traitement numérique des factures, comment le faire ? Avant de choisir une solution appropriée, déterminez vous-même les critères de sélection qui correspondent à vos besoins et à vos souhaits. Considérez, par exemple, les points suivants :

1. 
   Fonctionnalités Déterminez d'abord les fonctionnalités qui doivent être incluses au minimum. Il peut déjà s'agir d'un critère de sélection important, qui conduit de nombreux fournisseurs à abandonner. Par exemple, êtes-vous uniquement intéressé par la possibilité de recevoir et d'envoyer des factures par voie numérique, par la reconnaissance et le traitement des factures, ou est-il également important pour vous que la solution offre des options dans le domaine du flux de travail, de l'appariement des commandes, etc.
   
   
2. 
   Logiciel standard ou développé en interneRecherchez-vous un logiciel standard ou pensez-vous qu'il est important que la solution soit adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation ? Dans ce dernier cas, il peut être judicieux de choisir un fournisseur qui dispose d'un logiciel développé en interne et qui peut plus facilement vous accompagner dans cette démarche.
   
   
3. 
   Service et assistanceTrouvez-vous important que le service et l'assistance soient assurés par le fournisseur après la mise en œuvre, ou souhaitez-vous simplement une mise en œuvre simple et préférez-vous vous en occuper vous-même ? Il existe souvent de grandes différences entre les différents fournisseurs. Avant de faire votre choix, examinez attentivement s'il est important pour vous de pouvoir compter sur les connaissances et l'assistance du fournisseur après la mise en œuvre.
   
   
4. 
   PerformanceQuelle est la performance de la solution ? Vous pouvez par exemple consulter les expériences d'autres organisations, effectuer une visite de référence dans une organisation similaire qui utilise une solution qui vous intéresse, ou simplement consulter les références sur le site web des différents fournisseurs.
   
   
5. Facilité d'utilisation
   Dans quelle mesure la solution est-elle conviviale ? Plus la solution est conviviale, plus sa mise en œuvre et son acceptation par les employés qui doivent l'utiliser seront faciles. Dans le cas du traitement numérique des factures, la convivialité se compose grosso modo de deux éléments :
   1. Du côté de l'utilisateur, qui doit pouvoir se repérer facilement et intuitivement.
   2. Du côté de l'administrateur, pour la gestion des groupes ou des utilisateurs et le paramétrage. Par exemple, il peut être important de pouvoir ajuster soi-même les droits des groupes ou des utilisateurs ou, par exemple, l'intervalle de rappel pour les factures en suspens.