Lorsque vous travaillez avec un processus de traitement manuel des factures, vous êtes souvent confronté à des frustrations. Le manque de vue d'ensemble est l'une d'entre elles. Cela devient encore plus ennuyeux lorsque vous avez un fournisseur en ligne qui vous demande pourquoi sa facture n'a pas encore été traitée. Vous ne voulez pas lui devoir la réponse, n'est-ce pas ? Vous pouvez facilement éviter cette situation en automatisant votre processus de traitement des factures. L'automatisation du traitement des factures présente de grands avantages pour un service financier qui souhaite répondre aux attentes de sa propre organisation.
1. Temps de traitement plus court
Le premier avantage est la réduction du temps de traitement. Les gains de temps les plus importants se situent déjà en amont du processus. Grâce à une solution de numérisation intelligente (logiciel OCR), la copie manuelle des données et la saisie des factures appartiennent au passé. Grâce à ce logiciel de numérisation et de reconnaissance, les factures papier sont lues automatiquement après avoir été scannées. Les factures PDF n'ont même pas besoin d'être scannées ; elles sont automatiquement récupérées à partir d'une boîte aux lettres électronique. Grâce à des intégrations intelligentes, les données lues sont placées dans les systèmes appropriés en vue de leur traitement ultérieur. Les factures électroniques sautent d'autres étapes, passant directement dans le flux d'approbation.
Avec le traitement automatique des factures, le processus suit le même chemin qu'un processus manuel. C'est en effet la raison d'être des systèmes de procuration. D'un autre côté, vous pouvez bien sûr profiter de l'automatisation pour améliorer ce processus. Dans un processus manuel, une facture papier passe littéralement, étape par étape, d'un détenteur de budget à un autre. Dans un processus automatisé, plusieurs détenteurs de budget qui doivent approuver la même facture numérique peuvent la voir simultanément. Efficacité. Le calendrier de passation des marchés impose-t-il un ordre dans l'approbation de la facture numérique ? Pas de problème ! Et un signal numérique garantit le bon déroulement du processus. Il est temps de commencer à utiliser les remises pour paiement anticipé !
2. Toujours une vue d'ensemble
Quel que soit l'état d'avancement d'une facture, le traitement automatique des factures vous permet de connaître en temps réel le statut d'une facture. Par exemple, la facture a-t-elle été mise en attente ? Vous savez alors exactement par qui et pourquoi. En effet, tout ce qui arrive à la facture est enregistré.
Les détenteurs de budget reçoivent automatiquement des rappels concernant les factures qu'ils doivent contrôler et/ou approuver. Une fois la facture approuvée, le service financier reçoit une notification indiquant que la facture peut être payée. Et ce fournisseur qui demande si le paiement a déjà été effectué ? Il vous suffit d'appuyer sur un bouton pour l'informer de l'état de la situation. S'il appelle, bien sûr, car il y a de fortes chances qu'une facture numérique soit réglée bien avant la fin du délai de paiement.
3. Les factures ne se perdent jamais
Vous emportez du travail à la maison et vous approuvez les factures à un moment de tranquillité en dehors du bureau ? Vous pouvez le faire sans risquer de perdre ces factures. Les factures qui se trouvaient auparavant sur votre bureau ne peuvent plus se retrouver accidentellement parmi d'autres documents et disparaître dans le mauvais dossier ou dans la corbeille à papier. C'est beau, un bureau bien rangé, et la facture est toujours disponible sous forme numérique.
4. Précision
L'automatisation du processus et l'utilisation du logiciel OCR mentionné plus haut ou, plus moderne encore, du logiciel Peppol, permettent de réduire au minimum le nombre d'erreurs. Finies les erreurs de lecture ou de frappe, les montants mal interprétés ou la saisie d'un centre de coûts erroné. Plus de paiements erronés et/ou doubles et, dans le cas de Peppol, une certitude à 100 % quant à l'expéditeur. Vous ne payez donc plus de factures fantômes. Si quelque chose ne va pas, c'est immédiatement clair et peut donc être résolu beaucoup plus rapidement.
5. Archives numériques
Le traitement automatique des factures supprime la paperasserie et l'espace d'archivage nécessaire associé, avec des classeurs poussiéreux et bien trop encombrés. Le comptable passe et veut voir une facture spécifique ? Plus besoin de plonger dans les archives, il suffit de faire une recherche par numéro de facture et la bonne facture s'affiche directement sur votre écran. C'est encore plus facile si le comptable a son propre compte avec un accès en lecture, ce qui vous évite d'y consacrer du temps. Le titulaire du budget souhaite-t-il consulter une facture numérique ? Dans ce cas, il peut lui-même accéder à la facture en ligne via ses propres archives. Idéal, n'est-ce pas ? En travaillant avec des archives numériques, vous économisez également beaucoup d'espace sur tous les classeurs. Vous devez maintenant réfléchir à ce que vous allez en faire : les louer, déménager dans un bâtiment plus petit (cela arrive vraiment !) ou réaménager l'espace de bureau ?
6. Service professionnalisé
La réduction des tâches manuelles se traduit par un gain de temps considérable. Vous pouvez utiliser ce temps plus efficacement en vous concentrant davantage sur les conseils stratégiques, par exemple. Le traitement numérique des factures est également incroyablement rentable : vous pouvez faire plus de travail avec moins de personnel. Le gain de temps permet d'occuper différemment les ETP, le plus grand avantage pour le professionnel de la finance étant qu'il obtient en retour un travail plus stimulant.
Vous voulez en savoir plus ?
J'ai résumé les principaux points d'intérêt du traitement automatique des factures dans un livre blanc. Vous pouvez le lire ici.
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